Резерв відпусток

Налаштування

Забезпечення (резерв) на виплату відпусток– це наперед нараховані витрати та зобов’язання з оплати відпусток ще до фактичного виходу працівників у відпустку. 

Функціонал нарахування Резерву відпусток реалізовано у модулі “Зарплата”

Види способів нарахування резерву:

• По підприємству в цілому (загальне накопичення резерву для всіх працівників);
• В розрізі працівника (резерв ведеться індивідуально по кожному співробітнику).

Для створення юридичними особами зобов'язання для забезпечення на виплати відпусток працівникам (називаємо Резерв відпусток), необхідно:

 1. У модулі "Зарплата"  в налаштуваннях (або через модуль "Налаштування" ) активувати відповідне поле "Резерв відпустки" (налаштування у розрізі для кожної компанії)

Налаштування / Зарплата /  Розрахункові листи

2.  Обрати, яким чином використовувати забезпечення (резерв) відпусток по підприємству.

В системі реалізований механізм накопичення забезпечення витрат на виплату відпусток по підприємству в цілому та в розрізі кожного працівника.

Якщо необхідно накопичувати суму по резерву в цілому по підприємству, то відмітку не ставимо (Механізм обліку описаний в окремих розділах даної інструкції).

3.  Внести Коефіцієнт резерву відпусток  у систему попередньо розрахувавши його самостійно. 

Для додавання Коефіцієнту резерву відпусток Кр необхідно зайти у модуль “Зарплата”, в Налаштуваннях відкрити  довідник  "Коефіцієнт резерву відпусток" та занести відповідне розраховане значення на дату  :

Зарплата / Налаштування / Коефіцієнт резерву відпусток

В довіднику створити запис на дату: натиснути на кнопку “Новий” та заповнити поля “Дата” та “Відсоток” для коефіцієнту резерву відпусток. Значення коефіцієнту діє з початку зазначеної дати до наступної дати, вказаної в довіднику.

У системі реалізований автоматичний контроль при спробі змінити спосіб нарахування резерву відпустки, для забезпечення послідовності обліку та  виникненню розбіжностей у даних про нарахування резервів.

Правила контролю:

1. При спробі змінити налаштування способу нарахування резерву (з «по підприємству» на «в розрізі працівників» або навпаки), система виконує перевірку залишків по рахунку 47100.
2. Якщо на рахунку 47100 «Забезпечення виплат відпусток» існують залишкові суми по "Балансу" — зміна налаштування блокується.
3. Користувач отримує повідомлення наступного змісту:
   

Особливості нарахування резерву відпусток

Для бухобліку забезпечення виплат відпусток передбачено окремий субрахунок 471 «Забезпечення виплат відпусток», на якому ведуть облік руху та залишків коштів на оплату чергових відпусток працівникам (згідно Інструкції № 291).

Важливо: Для коректного нарахування резерву відпусток у системі необхідно попередньо створити розподіл  відпустки для кожного працівника.  Без створеного розподілу система не виконує нарахування резерву, навіть якщо обраний тип відпустки передбачає формування резерву.  Як здійснити розподіл відпустки слідкуйте за описом Розподіл відпустки

Під час обчислення заробітної плати, система перевіряє:

• Чи існує активний розподіл відпустки для працівника.
• Чи не вичерпано кількість днів у цьому розподілі.

Нараховують витрати на створення резерву відпусток щомісяця як певний відсоток від загальних витрат підприємства на оплату праці по працівниках. У момент виходу працівника у відпустку йому нараховують відпускні за рахунок створеного резерву вже без визнання витрат.

Зверніть увагу: Резерв відпусток створюють тільки для оплати щорічних (основної та додаткових) відпусток, а також додаткових відпусток працівникам, що мають дітей. 

Для таких наявних типів відпустки у системі по замовчуванню в налаштуваннях відмічена функція для нарахування резерву відпусток.  

Відпустка/Налаштування/ Типи відпустки/блок Зарплата

Дана функція є коригувальна для врахування нарахування та використання резерву відпусток по кожним типам відпустки у системі.  Відмітка опції "Резерв відпустки" - відповідає , що це Відпустка на яку нараховується резерв, та її нарахування буде за рахунок таких забезпечень. (Використання рахунку 471)

Для забезпечення коректного контролю нарахування резерву:

• При увімкненні опції "Резерв відпустки" система автоматично активує параметр "Вимагає розподілу", який:
  • обов’язково вимагає попереднього розподілу днів відпустки по працівниках.
  • блокується від редагування користувачем для запобігання помилок.

Резерв відпусток розраховується по кожному співробітнику. 

Якщо розподіл відпустки відсутній або кількість днів вичерпана по розподілу (враховуючи різні типи відпустки) — резерв не буде нараховано в розрахункових листках працівника після повного використання відпусток по заданому розподілу днів.

В "Розрахунковому листі” співробітника, відображаються записи Резерву відпусток, які не входять в суму Нараховано (запис відображається в кінці розрахунку ). 

Такий розрахунок (запис) наявний за типами виплати “Зарплата", "Лікарняні" та "Відпускні", відповідно до налаштування в типі відпустки. 

Кореспонденція рахунків : Нараховано забезпечення відпусток (Резерв відпусток):  

Дт 23, 91, 92, 93 Кт 471 

Приклад відображення нарахування Резерву відпустки у Розрахунковому листі з типом виплат “Заробітна плата”

Зарплата / Розрахункові листи / Усі Розрахункові листи 

Сума Резерву відпусток (Рв) розраховується як:

Нарахована сума доходу * Кр * К єсв  (1 + ЄСВ : 100), де

Кр - Коефіцієнт резерву відпусток,

К єсв - Коефіцієнт коригування резерву відпусток на суму ЄСВ-нарахувань,

ЄСВ - ставка ЄСВ в частині нарахувань на зарплату, % (щодо звичайних працівників — 22 %, щодо осіб з інвалідністю — 8,41 %).

У 2025 р. К єсв складає (по замовчуванню включене у правило розрахунку відповідно категорії працівника): 

• 1​.22 – у загальному випадку;
• 1.0841 – за фондом оплати праці осіб з інвалідністю.

Приклад:  Кр внесений у довіднику = 0.77.  Працівнику 1- ставка ЄСВ 22%.

Нарахована сума доходу  -9090,91 грн.   Розрахунок резерву = 9090,91*0.77 *1.22= 8 540,00.

Запис в розрахунковому листі: Дт 92 Кт 471 8540, грн. (див. скрін)

Для працівників резидентів Дія Сіті (структура заробітної плати " Працівники Дія Сіті " ) - Резерв відпусток розраховується без застосування К єсв - Коефіцієнт коригування резерву відпусток на суму ЄСВ-нарахувань:  (Рв= Нарахована сума доходу * Кр).

Облік резерву відпусток у розрізі працівника 

Якщо у налаштуваннях стоїть відмітка у чек-боксі "Використання резерву відпусток в розрізі працівників" ,  то облік резерву відпусток буде здійснюватись в розрізі аналітики по кожному працівнику.

Забезпечення виплат відпусток збільшують відповідні статті витрат по працівнику,  для яких створюють резерв.

Такі записи в Елементах журналу містять заповнення по Партнеру (Співробітник).  

У момент виходу працівника у відпустку – нарахування відпускних здійснюється уже за рахунок накопиченого забезпечення (резерву) працівника. 

При нарахуванні відпускних  система робить перевірку  наявності залишку саме  по резерву відпусток такого працівника, та при  наявності залишку відображає зменшення резерву на суму нарахованих відпускних за Дт 471 “Забезпечення виплат відпусток”

Кореспонденція рахунків : 

1. Нараховано відпускні за рахунок створеного забезпечення Дт 471 Кт 661 
2. Нараховано ЄСВ на відпускні Дт 471 Кт 651 

Зарплата/Розрахункові листи/ Новий -Тип виплат -Відпускні

Якщо резерву не вистачає, тоді нарахування відпускних відбувається за рахунок відповідного рахунка витрат по працівнику. В тому числі для нарахування суми ЄСВ. 

Якщо частково резерву не вистачає, для погашення повної суми відпустки та нарахувань ЄСВ - то першочергово сума з Резерву  списується на суму відпустки,  далі по залишку на суму нарахування ЄСВ по працівнику. 

Можливі варіанти додаткових записів по нарахуванню відпустки при частковому використанні суми з резерву відпустки:

1. Дт 471 Кт 661, 651;   Дт 92  651 
2. Дт 471 Кт 661 ;         Дт 92  Кт 661, 651

Зверніть увагу! В обліку на балансі по рахунку 471 «Забезпечення виплат відпусток» може бути наявний залишок суми забезпечення, та при нарахуванні відпустки працівникам, не використовує його суму залишку (якщо за конкретним працівником не було накопичень).  

 У випадку нарахування суми відпустки за рахунок витрат (коли резерву не вистачає на поточний момент), та працівнику продовжується нараховуватись резерв на відпустку - необхідно в кінці звітного періоду відкоригувати суми витрат по відпустці, відповідно з рахунком 471.

Також потрібно контролювати залишки резерву відпусток по працівникам які звільняються. 

У елементах журналу можна проаналізувати нарахування та списання суми по Резерву відпусток по аналітиці кожного працівника:

Бухоблік/Елементи журналу/Групувати по рахунок та партнер

Облік резерву відпусток по підприємству в цілому

Для використання відпустки за  наявною сумою на рахунку 471  «Забезпечення виплат відпусток» по підприємству в цілому, необхідно в налаштуваннях не відмічати чекбокс “Резерв відпусток в розрізі працівників”

Накопичення та використання резерву відпустки в обліку  відбувається по наявній сумі по підприємству в цілому. 

Нарахування здійснюється по розрахункових листах працівників, але Записи в елементах журналу по рахунку 471 не будуть мати аналітики по партнеру. 

Нарахування суми резерву по Кт  буде накопичуватись на рахунку 471 «Забезпечення виплат відпусток» записом на загальну суму нарахування без аналітики партнера.

При нарахуванні відпускних  система робить також перевірку  наявності залишку на рахунку 471 «Забезпечення виплат відпусток», по балансу (всього) на дату розрахунку. При  наявності залишку за Кт - відображає зменшення резерву на суму нарахованих відпускних за Дт : Дт 471 Кт 661, 651.

Якщо резерву на рахунку 471 «Забезпечення виплат відпусток» не вистачає на повне погашення то можливі записи в розрахунку  аналогічно опису по обліку резерву в розрізі працівників.