Нарахування відпускних

У системі для обліку відпусток передбачено два основних підходи до розрахунку — з використанням розподілу та без розподілу. Тип відпустки визначає, який саме підхід застосовується.

Для типів відпусток, які накопичуються протягом року та можуть мати залишок невикористаних днів, обов’язковим є створення розподілу відпустки для кожного співробітника. Це регулюється окремими налаштуваннями у типах відпусток

При нарахуванні зобов'язання по резерву відпусток, такий розподіл необхідно здійснювати відразу при прийняті працівника на роботу, перед здійсненням розрахунків по  заробітній платі, для врахування в розрахунку нарахування резерву .

1. Оформлення  відпустки

Після розподілу необхідно оформити та затвердити відпустку для працівника. 

1. Необхідно перейти  до модуля "Відпустка":  Відпустка/Управління /Відпустка/Новий.
2. У формі для затвердження відпустки потрібно вказати:
3. • Тип відпустки;
   • Період відпустки;
   • Статус розрахункового листа автоматично в системі відображає ""Обчислено у поточному розрахунковому листі";
   • Обрати співробітника;
   • Система автоматично розрахує кількість календарних днів відпустки та створить відповідні записи у табелі обліку робочого часу.Якщо в період відпустки, яка продовжується на святкові (вихідні дні) припадає офіційний вихідний — то система автоматично зменшує кількість календарних днів відповідно періоду. 

2. Нарахування відпускних

Для нарахування відпускних співробітнику потрібно використати розрахунковий лист з типом виплати “Відпускні”. У полі "Період" - зазначаємо період у якому здійснюються такі нарахування.  

• У полі "Період" зазначається фактичний період відпустки працівника.

Цей період буде враховуватись під час розрахунку кількості календарних днів у подальших обчисленнях середньої заробітної плати (СЗП).

Дані періоду автоматично заповняться  датами відповідної відпустки  при виборі "Підстави", щоб забезпечити коректність майбутніх розрахунків.

• Дата обліку — це дата, на яку здійснюється облік суми відпускних.
  За замовчуванням вона автоматично встановлюється як остання дата вказаного періоду. Записи розрахунків в системі будуть записані саме за вказаною датою обліку.

• У полі "Підстава" необхідно вибрати відповідну відпустку, створену в модулі "Відпустка". Система автоматично запропонує перелік доступних записів при натисканні на поле.

При натисненні кнопки “Розрахувати листок” система зробить:

• автоматичний розрахунок ефективного значення;
• деталізацію врахування нарахувань за періодами в окремій вкладці "Розрахунок середньоденної зарплати", яким можна коригувати значення середньої зарплати для розрахунку (детальний опис доступний за посиланням Розрахунок середньоденної зарплати)
• розрахунок відпускних;
• відобразить результати розрахунку на вкладці “Розрахунок зарплати” та інформацію про те, які записи в обліку зробить листок після його підтвердження.

Редагування сум по відпускних

У розрахунковому листку доступна функція Редагування через меню Дії → Редагувати рядки розрахункового листа, яка дозволяє скоригувати суми нарахувань відпускних у випадку, якщо автоматичний розрахунок потребує уточнення.

У вікні редагування відображаються всі дні та суми по відпускних. Користувач може внести зміни безпосередньо у верхній таблиці — система автоматично перерахує помісячні розподіли сум, податки (ЄСВ, ПДФО, ВЗ) та суму до виплати.

Коригувати кількість днів та годин у формі редагування неможливо, для збереження відповідності робочих записів.

Зверніть увагу! При внесення змін у рядки розрахунку, необхідно дотримуватись правила редагування зверху вниз, для коректності автоматичних перерахунків залежних правил.

 Після підтвердження редагування оновлені дані записуються у розрахунковий листок і враховуються у подальших розрахунках.

Після підтвердження розрахункового листа записи  опубліковуються на відповідних рахунках обліку в системі у журналі "Зарплата" за зазначеною  Датою обліку.

Пам’ятка!
Якщо у розрахунках відпускних присутні записи за рахунок резерву відпусток та за рахунок витрат, необхідно враховувати, що при ручному редагуванні сум система не виконає автоматичний перерозподіл нарахувань між відповідними статтями витрат.
Крім того, у разі редагування сум нарахованого ЄСВ вручну, база для нарахування ЄСВ при формуванні звітності (Додаток 1 до Звіту ЄСВ, графа 17) залишиться у попередньому значенні.

3. Приклад нарахування перехідної відпустки:

Працівник йде у щорічну основну відпустку з 25.06.2024 до 14.07.2024. Для правильного оформлення перехідної відпустки необхідно виконати такі кроки:

Створення відпустки:

1. В системі має бути створений розподіл  на тип відпустки.

Відпустка/Управління/Розподіл/Новий.

2. Затвердити відпустку та вказати період відпустку 

Відпустка/Управління/Відпустка/Новий.

У вікні створення відпустки необхідно вказати наступні дані:

• Тип відпустки: Щорічна основна відпустка;
• Період: з 25.06.2024 до 14.07.2024.
• Залишити статус розрахункового листа - "Обчислити у поточному розрахунковому листі".
• Натисніть "Затвердити".

3. Перейти до модуля: 

Зарплата/Розрахункові листи /Новий розрахунковий лист.

• Обрати період РЛ: період нарахування відпустки — червень. 
• Дата обліку : встановити дату обліку в якому будуть здійсненні нарахування. 
• Вибрати тип виплат: "Відпускні".
• Обрати підставу для даного РЛ. Система автоматично зазначить дати періоду в РЛ відповідно даних відпустки:  13.06.2025-02.07.2025

Відображення розрахунку відпускних у вкладках РЛ:

У вкладці "Відпрацьовані дні та ручні введення" система автоматично розподілить нараховані відпустки окремо по місяцях (у цьому випадку – за червень та липень).

У вкладці "Розрахунок зарплати" буде відображений загальний розрахунок суми відпускних.

Для деталізації розподілу перехідних відпускних при увімкненому режимі розробника, система покаже окремі суми нарахувань за кожним місяцем відпустки.

Відображення перехідних відпусток у звітності ЄСВ та ПДФО

У Додатку Д1 Податкового розрахунку. 

Нараховано сума відпускних відображається у періоді нарахування з розбивкою відповідних сум за періоди за які вони  нараховані. Відповідно розподіляється нарахована сума ЄСВ за періодами нарахування суми.

Сума відпускних відображається окремими рядками від заробітної плати, з відповідним зазначенням періоду за який нараховані. Для відпускних використовується код типу нарахувань (КТН) – «10» (графа 09).

Кількість днів перебування у трудових відносинах (графа 14) – зазначається лише у першому рядку з зарплатою (виняток – відпустка охоплює весь місяць і зарплата за такий місяць узагалі не нараховувалася чи не буде нараховуватися). 

Якщо вид відпустки  "Відпустка без збереження заробітної плати" - тоді відповідна  кількість днів  заповнюється у графі 13.

Додаток 4ДФ у об’єднаному Податковому розрахунку.

Перехідні відпускні  включаються у всій сумі  у місяці їхнього фактичного нарахування  у складі заробітної плати з ознакою доходу «101».