Нарахування лікарняних

Створення робочих записів

Перед початком здійснення фіксації робочих записів для нарахування лікарняних (в т.ч. декретної відпустки):

1. Переконайтеся, що у вашій базі в налаштуваннях "Лікарняного" (Відпустка → Налаштування → Типи відпустки → Лікарняний) встановлена позначка в чекбоксі "у календарних днях".

2. Необхідно створити відповідні робочі записи з типами:

"Лікарняний" - для лікарняних;
"Відпустка у зв’язку з вагітністю і пологами" - для лікарняного по вагітності та пологам

Користувач може створити робочі записи через модуль “Відпустка”.

Відпустка/Управління/Відпустка/Новий

В картці відпустки слід вказати:

тип відпустки "Лікарняний"ʼ;
період лікарняного;
статус розрахункового листа — Обчислити у поточному розрахунковому листі(система автоматично зазначає)

Для Продовженого листка непрацездатності :

поставити відмітку "Продовжений лікарняний". При активації відмітки, з'являється обов'язкове поле, для вибору лікарняного, який продовжується.
обрати з випадаючого списку затверджений попередній запис лікарняного листа, який необхідно продовжити
система автоматично проставляє дату початку тривалості такого лікарняного (відповідно наступна дата закінчення попереднього лікарняного)
необхідно зазначити кінцеву дату тривалості по лікарняному листку

Після затвердження запису відсутності з типом "Лікарняний", по працівнику фіксуються робочі записи по тимчасовій непрацездатності на зазначену тривалість, та доступні до подальших розрахунків по нарахуванню допомогою по тимчасовій непрацездатності.

Процес нарахування лікарняних

Для нарахування лікарняних співробітнику слід використовувати розрахунковий листок з типом виплати “Лікарняні”.

У полі "Період" - зазначаємо період для лікарняного працівника.

Даний період буде використовуватись у врахуванні кількості календарних днів в наступних розрахунках у СЗП. Тому рекомендуємо чітко зазначати вірний період при відсутності працівника, для коректних розрахунків СЗП в подальших нарахуваннях.

Дані періоду автоматично заповняться датами відповідного лікарняного при виборі "Підстави", щоб забезпечити коректність майбутніх розрахунків.
Дата обліку — дата (період) на який будуть здійсненні розрахунки та записи в обліку. (По замовчуванню заповнюється останньою датою вказаної в періоді).

У полі "Стаж"-відображається стаж працівника у роках, місяцях та днях, який розраховується автоматично на дату початку лікарняного, якщо на картці працівника заповнено блок «Стаж на дату прийняття». Система підсумовує стаж на дату прийняття та поточний стаж у компанії і показує сумарне значення.

«Відсоток оплати лікарняних» — підтягується автоматично згідно зі страховим стажем працівника( що відображається у пол "Стаж") на дату лікарняного:
- до 3 років — 50%;
- від 3 до 5 років — 60%;
- від 5 до 8 років — 70%;
- понад 8 років — 100%.

Зауваження. Якщо поле «Стаж на дату прийняття» на картці працівника не заповнене, користувач має обрати відсоток оплати вручну.

Редагування відсотка. За потреби відсоток у полі «Відсоток оплати лікарняних» можна відкоригувати вручну — рекомендуємо використовувати це у випадках пільгових категорій, для яких законодавством передбачено 100% оплату незалежно від стажу (зокрема: постраждалі від Чорнобильської катастрофи, ветерани війни, члени сімей загиблих захисників тощо).

На формі розрахункового листа передбачено поле “Середньоденна зарплата” для ручного внесення значення середньоденної зарплати. Це поле слід використовувати у наступних випадках:

в системі немає достатньої кількості історичних даних для автоматичного розрахунку середньоденної зарплати;
значення автоматично розрахованої середньоденної зарплати необхідно відкоригувати.

Якщо поле “Середньоденна зарплата” не заповнювати, то система зробить автоматичний розрахунок середньоденної зарплати на основі тих даних, які є в системі та відобразить його у полі “Ефективне значення”.

При натисненні кнопки “Розрахувати листок” система зробить:

автоматичний розрахунок середньоденної зарплати;
деталізацію врахування нарахувань за періодами в окремій вкладці "Розрахунок середньоденної зарплати", яким можна коригувати значення середньої зарплати для розрахунку
розрахунок суми лікарняних;
відобразить результати розрахунку на вкладці “Розрахунок зарплати” та інформацію про те, які записи в обліку зробить листок після його підтвердження.

При нарахуванні лікарняних система автоматично буде робити розподіл нарахованих лікарняних за рахунок Роботодавця (перші п’ять днів непрацездатності) та за рахунок Пенсійного Фонду.

За вкладкою Розрахунок середньоденної зарплати можна ознайомитись із даними, які беруть участь у розрахунку ефективного значення для розрахунку суми лікарняних.

Зверніть увагу! Детальний опис роботи з вкладкою "Розрахунок середньоденної зарплати" Ви можете знайти за посиланням Розрахунок середньоденної зарплати

Для деяких причин непрацездатності, визначених законодавством, виплати здійснюються за рахунок Пенсійного фонду України (ПФУ) з першого календарного дня тимчасової непрацездатності.

Для таких розрахунків необхідно активувати чек-бокс "Виплата за рахунок ПФУ" в розрахунковому листі нарахування такого лікарняного.

Система автоматично враховує нарахування суми по лікарняним з першого календарного дня за рахунок ПФУ

Записи обліковуються тільки на відповідний рахунок обліку за Дт 378000 "Розрахунки з державними цільовими фондами" в кореспонденції з Кт 663000 "Розрахунки з іншими виплатами"

Редагування сум по лікарняних

У розрахунковому листку доступна функція Редагування через меню Дії → Редагувати рядки розрахункового листа, яка дозволяє скоригувати суми нарахувань по лікарняних у випадку, якщо автоматичний розрахунок потребує уточнення.

У вікні редагування відображаються всі дні та суми по лікарняному. Користувач може внести зміни безпосередньо у верхній таблиці — система автоматично перерахує помісячні розподіли сум, податки (ЄСВ, ПДФО, ВЗ) та суму до виплати.

Коригувати кількість днів та годин у формі редагування неможливо, для збереження відповідності робочих записів та збереження коректності відображення звітної інформації по нарахуванням заробітної плати

Зверніть увагу! При внесення змін у рядки розрахунку, необхідно дотримуватись правила редагування зверху вниз, для коректності автоматичних перерахунків залежних правил.

Після підтвердження редагування оновлені дані записуються у розрахунковий листок і враховуються у подальших розрахунках.

Після підтвердження розрахункового листа записи по нарахуванню допомоги по тимчасовій непрацездатності опубліковуються на відповідних рахунках обліку в системі у журналі "Зарплата" за зазначеною Датою обліку.

Приклад по нарахуванню перехідних лікарняних

Лікарняний працівника з 28.02.2024 до 06.03.2024. Для правильного оформлення перехідного лікарняного необхідно виконати наступні кроки:

1. Створити лікарняний у системі.

Модуль Відпустка→ Управління→Лікарняний

В картці відпустки слід вказати:

тип відпустки "Лікарняний";
період лікарняного;
статус розрахункового листа автоматично зазначається - "Обчислено у поточному розрахунковому листі";

2. Перейти до модуля: Зарплата→ Розрахункові листи → Новий розрахунковий лист.

Вказати період РЛ: зазначити період лікарняного або дати лікарняного які автоматично заповняться після вибору Підстави (запису Лікаряного)
Вказати необхідну Дату обліку, на яку будуть здійсненні записи на рахунках обліку
Вибрати тип виплат: "Лікарняні".
Обрати підставу для даного РЛ. Система автоматично зазначить дати періоду в РЛ відповідно даних по лікарняному: 27.05.2025-05.06.2025
Натиснути на кнопку "Розрахувати листок".

Відображення нарахування допомоги по тимчасовій непрацездатності у розрахунковому листі:

У вкладці "Відпрацьовані дні та ручні введення" система автоматично розподілить нараховані відпустки окремо по місяцях (у цьому випадку – за лютий та березень).

У вкладці "Розрахунок зарплати" буде відображений загальний розрахунок суми лікарняних та автоматичний розподіл нарахованих лікарняних за рахунок Роботодавця (перші п’ять днів непрацездатності) та за рахунок Пенсійного Фонду.

Нарахування лікарняного по вагітності та пологам

Для здійснення нарахування допомоги по вагітності та пологам необхідно створити запис у модулі Відпустка, обрати тип відпустки "Відпустка у зв'язку з вагітністю і пологами" та зазначити відповідний період для такої відпустки.

Нарахування допомоги здійснюється за допомогою створення розрахункового листка працівника з типом "Лікарняний". Алгоритм нарахування аналогічний до процедури нарахування лікарняних (перехідних лікарняних).

В системі передбаченні відповідні коди для застрахованих осіб ("42"/"43") для відображення нарахувань допомоги по вагітності та пологам у звітності ЄСВ та ПДФО.

Виплата лікарняних

Способи оплати розрахункових листів описано у 📄 Виплата заробітної плати

Для оплати лікарняних листків в системі передбачено можливість здійснення розмежування виплат за рахунок Роботодавця та за рахунок ПФУ при створенні позиції банківської виписки із розрахункового листа тип виплати "Лікарняний"

Щоб здійснити оплату з розрахункового листка з типом виплати"Лікарняні" необхідно :

Створити позицію банківської виписки можна напряму із розрахункового листа. Для цього слід зайти в розрахунковий листок у статусі “Виконано” і натиснути на кнопку "Створити платіж".

У вікні, що з’явиться слід обрати:

Платник лікарняних:
- Роботодавець. Для виплати суми лікарняних, які нараховані за рахунок Роботодавця.
- Пенсійний Фонд. Для виплати суми лікарняних, які нараховані за рахунок ПФУ.
Усього: Поле для відображення суми платежу, заповнюється автоматично значенням суми "до виплати" відповідно до відмітки платника лікарняних

Якщо частина суми була погашена, то у полі фіксується сума для створення платежу на залишок суми по розрахунковому листку працівника.

Дата. По замовчуванню підставляється дата створення платежу. За необхідності можна зазначити іншу дату виплати
Журнал. Зазначається журнал по якому була зроблена виплата
Банківська виписка. Додаткова опція, для включення оплати в обрану виписку.

Натиснувши на кнопку “Створити платежі”:

Система відобразить користувачу створену позицію банківської виписки, у розділі “Співставити існуючі записи” необхідно обрати відповідний запис по даній оплаті.

Після підтвердження платежу в обліку, розрахунковий лист автоматично змінює статус на "Оплачено" (у випадку повної оплати розрахунку) та наявна смарт кнопка відображення оплати та для можливості переходу до оплати.

Кнопка "Скасувати" - скасує операцію по створенню платежу.

Зверніть увагу! Якщо у розрахунку лікарняних сума "До виплати лікарняні" включає частини за рахунок Роботодавця та ПФУ, то кожну частину необхідно виплачувати окремо.

Для цього потрібно двічі скористатися кнопкою "Створити платіж":
1. Спочатку обрати Роботодавець як платника — для виплати його частини.
2. Потім повторно створити платіж і обрати ПФУ — для виплати відповідної суми за рахунок фонду

Відображення лікарняних (в т.ч. перехідні лікарняні) у звіті ЄСВ та ПДФО

Нараховані лікарняні відображаються у додатку 1 Єдиної звітності з ПДФО, ВЗ та ЄСВ у тому місяці, в якому роботодавець фактично нарахував їх у бухгалтерському обліку (Дата запису в журнал обліку)

У графі 8 зазначають код застрахованої особи «29» — якщо хворів працівник, у якого ставка ЄСВ 22%, або «36» — якщо хворів працівник з інвалідністю, у якого ставка ЄСВ 8,41%.

(Для нарахування допомоги по вагітності та пологам зазначатиметься код застрахованої особи «42» — якщо працівник, у якого ставка ЄСВ 22%, або «43» — якщо працівник з інвалідністю, у якого ставка ЄСВ 8,41%.)

Сума лікарняних у Додатку 1 звітності заповнюється окремо від інших виплат із розподілом за місяцями, на дні яких припадає період тимчасової непрацездатності та за які нараховано лікарняні.

У графі 10 фіксується місяць та рік, на який припадає період тимчасової непрацездатності, а у графі 12 — кількість календарних днів тимчасової непрацездатності, які припали на відповідний місяць. Iнші графи, де відображено лікарняні за рядками, заповнюються у загальному порядку.

Звертаємо увагу, що графа 14 (кількість календарних днів у трудових відносинах) за рядком зі сумою лікарняних заповнюється лише тоді, коли зарплата у звітному місяці працівникові не нараховувалася. Якщо зарплата працівникові нараховувалася, то графа 14 заповнюється у рядку, в якому відображена нарахована заробітна плата

Додаток 1:

Додаток 4:

Лікарняні у додатку 4ДФ єдиної звітності з ПДФО, ВЗ та ЄСВ показують одним рядком із зарплатою за ознакою доходу «101»

Звіт : У загальному звіті нараховані суми допомоги по тимчасовій непрацездатності за рахунок Роботодавця та за рахунок ПФ відображаються у відповідних окремих рядках місяця.