Спробуйте Odoo
Нарахування лікарняних
Створення робочих записів
Перед початком здійснення фіксації робочих записів для нарахування лікарняних (в т.ч. декретної відпустки):
1. Переконайтеся, що у вашій базі в налаштуваннях "Лікарняного" (Відпустка → Налаштування → Типи відпустки → Лікарняний) встановлена позначка в чекбоксі "у календарних днях".
2. Необхідно створити відповідні робочі записи з типами:
- "Лікарняний" - для лікарняних;
- "Відпустка у зв’язку з вагітністю і пологами" - для лікарняного по вагітності та пологам
Користувач може створити робочі записи через модуль “Відпустка”.
Відпустка/Управління/Відпустка/Новий
В картці відпустки слід вказати:
- тип відпустки "Лікарняний"ʼ;
- період лікарняного;
- статус розрахункового листа - Обчислити у поточному розрахунковому листі
Для Продовженого листка непрацездатності :
- поставити відмітку "Продовжений лікарняний". При активації відмітки, з"являється обов'язкове поле, для вибору лікарняного, який продовжується.
- обрати з випадаючого списку затверджений попередній запис лікарняного листа, який необхідно продовжити
- система автоматично проставляє дату початку тривалості такого лікарняного (відповідно наступна дата закінчення попереднього лікарняного)
- необхідно зазначити кінцеву дату тривалості по лікарняному листку
Після затвердження запису відсутності з типом "Лікарняний" , по працівнику фіксуються робочі записи по тимчасовій непрацездатності на зазначену тривалість, та доступні до подальших розрахунків по нарахуванню допомогою по тимчасовій непрацездатності.
Процес нарахування лікарняних
Для нарахування лікарняних спершу необхідно заповнити довідник"Процент лікарняних":
Зарплата/Налаштування/Довідники/Процент лікарняних
Далі необхідно вибрати відповідний процент у картці співробітника в модулі "Співробітники" у вкладці "Налаштування відділу кадрів" у блоці "Дані для заробітної плати" у полі "Процент лікарняних".
Для нарахування лікарняних співробітнику слід використовувати розрахунковий листок з типом виплати “Лікарняні”.
У полі “Період” слід обрати період в якому здійснюється розрахунок лікарняних.
На формі розрахункового листа передбачено поле “Середньоденна зарплата” для ручного внесення значення середньоденної зарплати. Це поле слід використовувати у наступних випадках:
- в системі немає достатньої кількості історичних даних для автоматичного розрахунку середньоденної зарплати;
- значення автоматично розрахованої середньоденної зарплати необхідно відкоригувати.
Якщо поле “Середньоденна зарплата” не заповнювати, то система зробить автоматичний розрахунок середньоденної зарплати на основі тих даних, які є в системі та відобразить його у полі “Ефективне значення”.
При натисненні кнопки “Розрахувати листок” система зробить:
- автоматичний розрахунок середньоденної зарплати;
- розрахунок відпускних;
- відобразить результати розрахунку на вкладці “Розрахунок зарплати” та інформацію про те, які записи в обліку зробить листок після його підтвердження.
При нарахуванні лікарняних система автоматично буде робити розподіл нарахованих лікарняних за рахунок Роботодавця (перші п’ять днів непрацездатності) та за рахунок Пенсійного Фонду.
Для деяких причин непрацездатності, визначених законодавством, виплати здійснюються за рахунок Пенсійного фонду України (ПФУ) з першого календарного дня тимчасової непрацездатності.
Для таких розрахунків необхідно активувати чек-бокс "Виплата за рахунок ПФУ" в розрахунковому листі нарахування такого лікарняного.
Система автоматично враховує нарахування суми по лікарняним з першого календарного дня за рахунок ПФУ
Записи обліковуються тільки на відповідний рахунок обліку за Дт 378000 "Розрахунки з державними цільовими фондами" в кореспонденції з Кт 663000 "Розрахунки з іншими виплатами"
Після підтвердження розрахунку записи по нарахуванню допомоги по тимчасовій непрацездатності опубліковуються на відповідних рахунках обліку в системі у журналі "Зарплата" на останню дату періоду розрахункового листа.
Приклад по нарахуванню перехідних лікарняних
Лікарняний працівника з 28.02.2024 до 06.03.2024. Для правильного оформлення перехідного лікарняного необхідно виконати наступні кроки:
1. Створити лікарняний у системі.
Модуль Відпустка→ Управління→Лікарняний
В картці відпустки слід вказати:
- тип відпустки "Лікарняний";
- період лікарняного;
- статус розрахункового листа;
2. Перейти до модуля: Зарплата→ Розрахункові листи → Новий розрахунковий лист.
- Вказати період РЛ: місяць в якому здійснюється нарахування
- Вибрати тип виплат: "Лікарняні".
- Обрати підставу для даного РЛ.
- Натиснути на кнопку "Розрахувати листок".
Відображення нарахування допомоги по тимчасовій непрацездатності у розрахунковому листі:
У вкладці "Відпрацьовані дні та ручні введення" система автоматично розподілить нараховані відпустки окремо по місяцях (у даному випадку – за лютий та березень).
У вкладці "Розрахунок зарплати" буде відображений загальний розрахунок суми лікарняних та автоматичний розподіл нарахованих лікарняних за рахунок Роботодавця (перші п’ять днів непрацездатності) та за рахунок Пенсійного Фонду.
Нарахування лікарняного по вагітності та пологам
Для здійснення нарахування допомоги по вагітності та пологам необхідно створити запис у модулі Відпустка, обрати тип відпустки "Відпустка у зв'язку з вагітністю і пологами" та зазначити відповідний період для такої відпустки.
Нарахування допомоги здійснюється за допомогою створення розрахункового листка працівника з типом "Лікарняний". Алгоритм нарахування аналогічний до продедури нарахування лікарняних (перехідних лікарняних).
В системі передбаченні відповідні коди для застрахованих осіб ("42"/"43") для відображення нарахувань допомоги по вагітності та пологам у звітності ЄСВ та ПДФО.
Виплата лікарняних
Способи оплати розрахункових листів описано у 📄 Виплата заробітної плати
Для оплати лікарняних листків в системі передбачено можливість здійснення розмежування виплат за рахунок Роботодавця та за рахунок ПФУ при створенні позиції банківської виписки із розрахункового листа тип виплати "Лікарняний"
Щоб здійснити оплату з розрахункового листка з типом виплати"Лікарняні" необхідно :
Створити позицію банківської виписки можна напряму із розрахункового листа. Для цього слід зайти в розрахунковий листок у статусі “Виконано” і натиснути на кнопку "Створити платіж".
У вікні, що з’явиться слід обрати:
- Платник лікарняних:
- Роботодавець . Для виплати суми лікарняних, які нараховані за рахунок Роботодавця.
- Пенсійний Фонд. Для виплати суми лікарняних, які нараховані за рахунок ПФУ.
- Усього: Поле для відображення суми платежу, заповнюється автоматично значенням суми "до виплати" відповідно до відмітки платника лікарняних
Якщо частина суми була погашена, то у полі фіксується сума для створення платежу на залишок суми по розрахунковому листку працівника.
- Дата. По замовчуванню підставляється дата створення платежу. За необхідності можна зазначити іншу дату виплати
- Журнал. Зазначається журнал по якому була зроблена виплата
- Банківська виписка. Додаткова опція, для включення оплати у обрану виписку.
Натиснувши на кнопку “Створити платежі”:
Система відобразить користувачу створену позицію банківської виписки, у розділі “Співставити існуючі записи” необхідно обрати відповідний запис по даній оплаті.
Після підтвердження платежу в обліку, розрахунковий лист автоматично змінює статус на "Оплачено" (у випадку повної оплати розрахунку) та наявна смарт кнопка відображення оплати та для можливості переходу до оплати.
Кнопка "Скасувати" - відмінить операцію на створення платежу
Зверніть увагу! Якщо у розрахунку лікарняних сума "До виплати лікарняні" включає частини за рахунок Роботодавця та ПФУ, то кожну частину необхідно виплачувати окремо.
Для цього потрібно двічі скористатися кнопкою "Створити платіж":
1. Спочатку обрати Роботодавець як платника — для виплати його частини.
2. Потім повторно створити платіж і обрати ПФУ — для виплати відповідної суми за рахунок фонду
Відображення лікарняних (в т.ч. перехідні лікарняні) у звіті ЄСВ та ПДФО
Нараховані лікарняні відображаються у додатку 1 Єдиної звітності з ПДФО, ВЗ та ЄСВ у тому місяці, в якому роботодавець фактично нарахував їх у бухгалтерському обліку (Дата запису в журнал обліку)
У графі 8 зазначають код застрахованої особи «29» — якщо хворів працівник, у якого ставка ЄСВ 22%, або «36» — якщо хворів працівник з інвалідністю, у якого ставка ЄСВ 8,41%.
(Для нарахування допомоги по вагітності та пологам зазначатиметься код застрахованої особи «42» — якщо працівник, у якого ставка ЄСВ 22%, або «43» — якщо працівник з інвалідністю, у якого ставка ЄСВ 8,41%.)
Сума лікарняних у Додатку 1 звітності заповнюється окремо від інших виплат із розподілом за місяцями, на дні яких припадає період тимчасової непрацездатності та за які нараховано лікарняні.
У графі 10 фіксується місяць та рік, на який припадає період тимчасової непрацездатності, а у графі 12 — кількість календарних днів тимчасової непрацездатності, які припали на відповідний місяць. Iнші графи, де відображено лікарняні за рядками, заповнюються у загальному порядку.
Звертаємо увагу, що графа 14 (кількість календарних днів у трудових відносинах) за рядком зі сумою лікарняних заповнюється лише тоді, коли зарплата у звітному місяці працівникові не нараховувалася. Якщо зарплата працівникові нараховувалася, то графа 14 заповнюється у рядку, в якому відображена нарахована заробітна плата
Додаток 1:
Додаток 4:
Лікарняні у додатку 4ДФ єдиної звітності з ПДФО, ВЗ та ЄСВ показують одним рядком із зарплатою за ознакою доходу «101»
Звіт : У загальному звіті нараховані суми допомоги по тимчасовій непрацездатності за рахунок Роботодавця та за рахунок ПФ відображаються у відповідних окремих рядках місяця.
