Інвойс постачальника з розрахунку зарплати

В системі розроблено окремий функціонал, який враховує особливості нарахування та виплати винагороди працівникам - фізичним особам підприємців (ФОП), які надають послуги компанії.

Цей функціонал дозволяє в модулі "Зарплата" на основі розрахункових листів створювати для працівників ФОП рахунки постачальників з обраною номенклатурою товарів та послуг.

Загальні налаштування  ведення кадрового обліку та нарахування винагороди працівникам проводяться згідно з інформацією вказаною в розділах: 

Кадровий облік  Заробітна плата для України

Для нарахування винагороди працівнику ФОП потрібно встановити додаткові налаштування в модулі “Співробітники” на рівні картки співробітника:

Співробітники / Співробітники / Картка співробітника

Для працівників ФОПів, яким компанія нараховує винагороду, необхідно створити картку співробітника. Одночасно зі створенням картки автоматично створюється пов'язана з нею картка контакту. До неї можна перейти скориставшись смарт-кнопкою “Контакт”. 

В картці контакту треба поставити відмітку в полі "ФОП" та вказати Ідентифікаційний податковий номер (ІПН). Ці дані будуть використані при формуванні Єдиного звіту з ЄСВ та ПДФО.

Зверніть увагу, якщо користувач використовує бухгалтерський рахунок "Розрахунки с постачальниками" з ознакою "Перша подія", то рахунки постачальника, створені при нарахуванні розрахункових листів, будуть відображаються у звіті Першої Події. Щоб цього уникнути, пропонуємо створити субрахунок 631002 "Розрахунки з постачальниками неплатниками ПДВ" і в ньому не ставити відмітку Першої Події.

В картці контакту ФОПа у вкладці "Бухоблік" в полі "Розрахунок з кредиторами" слід обрати рекомондований вище рахунок 631002 "Розрахунки з постачальниками неплатниками ПДВ" або інший та поставити відмітку в полі "Неплатник ПДВ".

Для нарахування винагороди працівнику ФОП потрібно також  встановити додаткові налаштування в модулі “Співробітники” на рівні картки контракту: 

 Співробітники/Співробітники/Картка співробітника/Контракт

В картці контракту в полі “Тип структури зарплати” потрібно обрати тип “UA Винагорода ФОП”.

В полі “Валюта окладу” можна встановити як валюту компанії, так і іноземну валюту, в якій буде нараховано винагороду та потім конвертовано її в валюту компанії. Докладніше з особливостями нарахування винагороди в іноземній валюті можна ознайомитись в розділі:

📄 Нарахування зарплати в іноземній валюті для України

При нарахуванні винагороди працівнику ФОП передбачена можливість за необхідності встановлювати доплати та відрахування до основної винагороди. 

Базою нарахування для доплат може виступати як фіксована сума, так і відсоток від винагороди.  Для таких додаткових нарахувань система дозволяє вибрати валюту компанії або іноземну валюту. Для цього в контракті в розділі “Доплати та відрахування” потрібно натиснути “Додати рядок” та в окремій картці “Доплати та відрахування” в полі “Валюта” обрати необхідну валюту зі списку активних валют компанії.  В полі “Фіксована сума” відображається позначка для обраної валюти, яка вказує на те, в якій валюті буде нараховано цю доплату. 

Щоб на підставі нарахованої винагороди була можливість сформувати рахунок постачальника, потрібно в картці контракту в розділі "Бухгалтерський облік" поставити відмітку в полі “Формувати рахунок постачальника”. 

Далі, в залежності від потреб компанії, рахунок постачальника може бути сформований наступним чином:

• Автоматично, одночасно з підтвердженням розрахункового листка. 
  Для цього нижче поле “Створити рахунок постачальника за запитом” треба залишити без відмітки.
• Після підтвердження розрахункового листа, за допомогою смарт-кнопки в розрахунковому листі. 
  Для цього в полі “Створити рахунок постачальника за запитом” слід поставити відмітку.
• За допомогою окремої групової дії "Створити рахунки постачальника".  
  Ця опція можлива тільки для розрахункових листів ФОПів з нарахуванням винагороди в іноземній валюті в статусі "Очікування". В контракті в полі “Валюта окладу” слід вказати іноземну валюту, а в полі “Створити рахунок постачальника за запитом” слід поставити відмітку. В цьому випадку система дозволяє провести групове створення рахунків постачальників для групи розрахункових листів.

Одночасно з цим в картці контракту в розділі “Бухгалтерський облік” в полі “Товар для рахунку постачальника” слід обрати зі списку товар/послугу з існуючої номенклатури товарів або створити новий товар/послугу. Для створення нового товару/послуги для рахунка постачальника потрібно в полі “Товар для рахунку постачальника” зі списку обрати “Шукати ще”, потім натиснути кнопку “Новий”. 

У вікні “Створити товар для рахунку постачальника” в полі “Назва товару” вказати назву товару. 

В полі “Одиниці вимірювання” для послуги можна обрати “Одиниці”. 

У вкладці “Купівля” в розділі “Рахунки постачальників” в полі “Податки постачальника”, якщо ФОП не є платником ПДВ, слід обрати “Придбання звільнене від ПДВ”.

Натиснути на кнопку “Зберегти та закрити”. 

Новий створений товар буде вказано в полі “Товар для рахунку постачальника”.

Нарахування  працівнику ФОП винагороди  проводиться в модулі “Зарплата” за допомогою створення документу “Розрахунковий лист співробітника”.

Зарплата/Розрахункові листи/Усі розрахункові листи/Новий

Якщо рахунок постачальника формується автоматично одночасно з підтвердженням розрахункового листка (в контракті в полі “Створити рахунок постачальника по запиту” не поставлена відмітка), то алгоритм нарахування винагороди працівнику ФОП буде наступним:

1. Створити новий розрахунковий листок.

2. Встановити  розрахунковий період.

3. Перевірити відповідність типу структури зарплати “UA Physical Entity - Entrepreneur”.

4. Натиснути кнопку “Розрахувати листок”. 

Розрахунковий листок отримує статус “Очікування”.

5. Натиснути кнопку “Підтвердити та провести”. 

Після цього автоматично на суму вказану в полі “Чиста зарплата” створюється рахунок постачальника та в розрахунковому листі з’являється смарт-кнопка “Рахунки постачальника”. 

Статус розрахункового листа змінюється на “Виконано”. При цьому слід зауважити, що після проведення розрахункового листа бухгалтерські записи в журналі "Зарплата" не створюються.

6. Натиснути на смарт-кнопку “Рахунки постачальника”.

7. Відкрити рахунок постачальника.

8. Рахунок постачальника має статус “Чернетка”. 

В ньому за необхідності є можливість змінити дату рахунку та дату обліку.

В рахунку постачальника передбачена смарт-кнопка “Розрахункові листи” для швидкого переходу в пов’язаний з ним розрахунковий листок.

9. Для підтвердження рахунку постачальника, автоматичного присвоєння йому номера та реєстрації в журналі бухобліку “Рахунки постачальників” потрібно натиснути на кнопку “Підтвердити”.

Після цього рахунок постачальника змінить свій статус на “Опубліковано”.

10. Щоб перевести рахунок постачальника в статус “В оплаті”, натисніть на кнопку “Зареєструвати платіж”. Вкажіть дату оплати та натисніть "Створити платіж"

Рахунок перейде в статус "В оплаті"

Проведення оплати та подальші дії з рахунком постачальника відбуваються в модулі “Бухоблік”:

Бухоблік/Постачальники/Рахунки

Якщо рахунок постачальника формується після підтвердження розрахункового листа вручну (в контракті в полі “Створити рахунок постачальника по запиту” поставлена відмітка), то алгоритм нарахування винагороди працівнику буде наступним:

1. Створити новий розрахунковий листок.

2. Встановити  розрахунковий період.

3. Перевірити відповідність типу структури зарплати “UA Винагорода ФОП”.

4. Натиснути  “Розрахувати листок”. 

Розрахунковий листок отримує статус “Очікування”.

5. Натиснути “Підтвердити та провести”. 

Після цього в розрахунковому листі з’явиться смарт-кнопка “Створити рахунок постачальника”.

6. Натиснути смарт-кнопку “Створити рахунок постачальника”. 

В розрахунковому листі з’явиться смарт-кнопка “Рахунки постачальника”.

7. Натиснути смарт-кнопку “Рахунки постачальника”.

8. Відкрити рахунок постачальника 

9. Рахунок постачальника має статус “Чернетка”.

В ньому за необхідності є можливість змінити дату рахунку та дату обліку.

В рахунку постачальника передбачена смарт кнопка “Розрахункові листи” для швидкого переходу в пов’язаний з ним розрахунковий листок.

10. Для підтвердження рахунку постачальника та реєстрації в журналі бухобліку “Рахунки постачальників” треба натиснути кнопку “Підтвердити”. Після цього рахунок постачальника змінить свій статус на “Опубліковано”.

11. Щоб перевести рахунок постачальника в статус “В оплаті”, натисніть кнопку “Зареєструвати платіж”. Вкажіть дату оплати та натисніть "Створити платіж"

Рахунок перейде в статус "В оплаті"

Проведення оплати та подальші операції з рахунком постачальника відбуваються в модулі “Бухоблік”.

Бухоблік/Постачальники/Рахунки

З особливостями нарахування працівнику ФОП винагороди в іноземній валюті можна ознайомитись в окремому розділі: 📄 Нарахування зарплати в іноземній валюті для України