Нарахування заробітної плати з графіком неповного робочого дня

1. Загальні положення

У системі Odoo  рішенні «Облік для України»  реалізовано можливість ведення обліку та нарахування зарплати як для працівників з неповним робочим часом, так і для тих, хто працює за скороченим робочим часом.

Різниця між ними:

Алгоритм роботи з графіками неповного та скороченого робочого часу у контракті для нарахування зарплати

1. Вибір графіка роботи

   • У контракті працівника у полі "Графік робочого часу" оберіть один із варіантів робочого графіка

     • Неповний графік  — менша кількість годин, оплата пропорційно відпрацьованому часу.

     • Скорочений графік (6 год/день) — менша кількість годин, але 100% оплати.

2. Встановлення позначки у контракті

   • Після вибору графіка обов’язково перейдіть у вкладку "Деталі договору" → блок "Неповний робочий день" та встановіть один із параметрів:

     • Чек-бокс "Неповний робочий час" — якщо оплата пропорційно до відпрацьованого часу. При відмітці поля, система автоматично заповнює гр.22 значенням "1" Додатку 1 Звіту ЄСВ та ПДФО.

     • Чек-бокс "Скорочений робочий час" — якщо оплата нараховується 100% незалежно від годин

3. Контроль коректності

   • Якщо обраний графік неповного робочого часу, але в контракті не вказано жодного з параметрів ("Неповний" чи "Скорочений"), система виведе попередження з вимогою обрати правильний варіант.

4. Збереження і подальші розрахунки

   • Після збереження контракту система автоматично застосує відповідний алгоритм нарахування заробітної плати 

2. Неповний робочий час

При розрахунку заробітної плати для працівників з неповним робочим часом в розрахунковому листі у вкладці “Відпрацьовані дні” відображається інформація, як в розрахунковому періоді розподіляється робочий час працівника згідно встановленого графіку неповного робочого часу. Розрахунок проводиться виходячи з місячного тарифного окладу пропорційно відпрацьованому часу, або, в разі погодинної оплати праці, виходячи з погодинної тарифної ставки та кількості відпрацьованих годин.

Методи розрахунку окладу:

У системі реалізовано два методи розрахунку зарплати виходячи з місячного тарифного окладу пропорційно відпрацьованого часу:

1. За нормою годин – розрахунок від фактично відпрацьованих годин.

2. Оплата по окладу – розрахунок на основі %  зайнятості від фіксованого окладу та відпрацьованих днів.

Метод розрахунку обирається у контракті працівника у вкладці "Деталі договору" → блок "Неповний робочий день".

Для неповного робочого дня автоматично встановлюється Тип запису неповного робочого дня = Неоплачено – неповний робочий час, з можливістю ручного редагування.

Умови відображення поля «Метод розрахунку»:

• Поле доступне тільки, якщо в контракті:

  • активоване поле "Неповний робочий день";

• Якщо Тип окладу = Фіксований оклад є можливість обрати метод розрахунку при неповному робочому дні (За нормою годин, Оплата по окладу)

• Якщо Тип окладу = Погодинний тариф, метод розрахунку завжди = "За нормою годин", вибір іншого методу — недоступний, оскільки розрахунок автоматично ведеться  погодинно.

1. За нормою годин 

Метод за нормою годин налаштовано в системі використовується  за замовчуванням, оскільки він є більш коректним та актуальним

Формула: 
ЗП (Оклад)= (Оклад / Кількість годин роботи за нормою × Відпрацьовані години

• Індексація, доплата до МЗП та податки розраховуються пропорційно відпрацьованим годинам.

Приклад: У працівника неповний робочий графік 1 година в день, 4 дн. на тиждень (Пт.- неробочий). Оклад у працівника по посаді 25000 грн. 

 В цьому випадку в розрахунковому листі у вкладці "Відпрацьовані дні" система виводить окремими записами:

• кількість відпрацьованих днів/годин та суму нарахованої заробітної плати за фактично відпрацьований час, яка розраховується відповідно до вказаного графіка в контракті,  норми робочого часу, методу розрахунку (за нормою годин) та  фіксованого окладу: (25 000,00/176 *18=2556,82 грн)
• кількість невідпрацьованих згідно графіку неповного робочого часу днів/годин

Розрахунок заробітної плати:

2. Оплата по окладу 

Метод розрахунку нарахувань по окладу відповідно відвідування днів та % зайнятості 

Формула: 
ЗП(Оклад) = (Оклад / Кількість робочих днів за нормою) × Відпрацьовані дні × % зайнятості

Де:

• Оклад – місячна ставка (Фіксований оклад) ;

• Кількість робочих днів за нормою – згідно з календарем підприємства;

• Відпрацьовані дні – фактично відпрацьовані дні за табелем (робочі записи);

• % зайнятості – значення поля Неповний робочий день (time_credit) у контракті.

⚠ Важливо:

• Індексація та доплата до МЗП при цьому методі розраховуються стандартним способом, виходячи з відпрацьованих годин (незалежно від методу розрахунку у контракті).

• Якщо працівник відпрацював неповний місяць через відпустку чи лікарняний, індексація також нараховується пропорційно відпрацьованому часу (годин)

НАШ приклад: У працівника неповний робочий графік 1 година в день, 4 дн. на тиждень (Пт.- неробочий). Оклад у працівника по посаді 25000 грн. 

 В цьому випадку в розрахунковому листі у вкладці "Відпрацьовані дні" система виводить окремими записами:

• кількість відпрацьованих днів/годин та суму нарахованої заробітної плати за фактично відпрацьований час, вона розраховується відповідно до вказаної в контракті норми робочого часу та фіксованого окладу (25000,00/22*18*10%=2045,45 грн)
• кількість невідпрацьованих згідно графіку неповного робочого часу днів/годин

Розрахунок зарплати:

В системі для нарахування зарплати для працівників з неповним робочим часом враховані наступні особливості розрахунку:

• працівнику, якому встановлено неповний робочий час, система розраховує відпустки по тимчасовій непрацездатності на загальних підставах;
• за умов встановлення графіку неповного робочого часу за угодою сторін система нараховує основну щорічну оплачувану відпустку повної тривалості, при цьому розрахунок середньоденної виплати проводиться на загальних підставах;
• при нарахуванні зарплати система контролює нарахування ЄСВ в розмірі не меншому за мінімальний страховий внесок;
• система автоматично розраховує доплати до зарплати у випадку встановлення тарифного окладу меншого за мінімальну місячну зарплату або погодинної тарифної ставки меншої за мінімальну погодинну оплату;
• сума індексації заробітної плати визначається із розрахунку повного робочого часу, а виплачується пропорційно відпрацьованому часу.

3. Скорочений робочий час

Принцип нарахування

При скороченому робочому часі працівник відпрацьовує меншу норму годин (наприклад, 6 годин на день), але отримує повний оклад так, ніби працював повний робочий день.

Формула: Нарахування ЗП = Фіксований оклад  (без зменшення пропорційно до годин)

Налаштування в  контракті працівника

• У полі "Графік робочого часу" оберіть вже створений у системі  "Скорочений графік (6 год/день)" або  власний скорочений графік з необхідною кількістю годин.

• У контракті працівника у вкладці "Деталі договору" встановлюється чек-бокс "Скорочений робочий час".

Як працюють розрахунки в системі:

• Зарплата нараховується як за повний робочий день (100% окладу), навіть якщо графік передбачає меншу кількість годин.

• Табель відображає фактичну норму годин згідно скороченого графіка, але це не впливає на суму нарахувань.

• Всі надбавки, індексація, відпускні та інші виплати розраховуються виходячи з повного окладу, без зменшення пропорційно годинам.

Здійсненні розрахунки по заробітній платі у повному розмірі посадового окладу

При використанні скороченого робочого графіка прапорець «Неповний робочий день» у контракті не встановлюється, тому у звіті ЄСВ та ПДФО гр. 22 "Ознака неповного робочого дня"Додатку 1 формується значення "0"