Відображення авансових платежів контрагентів у системі Odoo у рішенні "Облік для України"

1. Облік авансового платежу в банківській виписці 

_________________________________________________________________________________________________________________________________________

Зверніть увагу! Стандартний функціонал Odoo для роботи з авансовими платежами (down payments), було вимкнено в нашому рішенні на основі ПСБО.
Для відображення авансових платежів в нашій реалізації не використовуються окремі субрахунки 371 «Розрахунки за виданими авансами» та 681 «Розрахунки за авансами одержаними» (за стандартним функціоналом Odoo) .

Для коректного зведення даних та обліку першої події по ПДВ, взаєморозрахунки з партнерами необхідно здійснювати за допомогою рахунків (субрахунків) дебіторської / кредиторської заборгованосіт 36 / 63. (детальніше читайте також у   📄 Відображення передплат в обліку операцій з купівлі📄 Відображення передплат в обліку операцій з продажу)

При формуванні балансу здійснюється врахування дебетових та кредитових залишків по партнерам, на дату складання звітності, в розрізі зарахування дебіторської та кредиторскої заборгованості у відповідні розділи Активу та Пасиву, відповідно до методології бухгалтерського обліку.

___________________________________________________________________________________________________________________________________________

Банківська виписка (БВ) в системі призначена для відображення руху як безготівкових, так і готівкових коштів.

При проведенні позиції БВ доступні два режими:

• Звірка з існуючими заборгованостями або відображення передоплати (яка відображається на тому ж рахунку, що й заборгованості) — вкладка «Співставити існуючі записи»;
• Ручне проведення — у цьому режимі можна самостійно вказати рахунок для проводки (наприклад, рахунок витрат). Також є можливість зазначити аналітичний рахунок, який буде залучений у записі журналу — вкладка «Ручні операції».

Вхідні оплати (надходження) зазначаємо у виписці зі знаком  «+», Вихідні (витрати) зі знаком  «-» . 

Щоб зафіксувати  передоплату (аванс) по рахунку взаєморозрахунків з партнерами  необхідно:

• Зіставити платіж із замовленням (договір);
• По обліковому рахунку клієнта (або постачальника), на відповідну суму авансового платежу зафіксувати у статусі "Відкритий баланс";
• Система автоматично відобразить авансовий платіж як кредитний залишок на рахунку клієнта у випадку надходження коштів, або дебетовий залишок на рахунку постачальника у випадку вибуття коштів.

Статус платежу “Відкритий баланс”  не прив'язується до наявних зобов'язань (інвойсу).

Якщо одним платежем здійснюється передплата по декільком замовленням (договорам), то позицію банківської виписки слід вручну поділити на кількість замовлень (договорів)

Якщо Замовлення не вказувати у банківській виписці при підтвердженні авансового платежу - то в разі використання функціоналу ПДВ заповнення податкових документів буде використовувати дефолтні налаштування в системі. (Внесена заповнена позиція “Номенклатури” у налаштуваннях блоку ПДВ при авансовій оплаті)

Отже, отриману оплату, яка не прив’язується до існуючих заборгованостей, необхідно відображати по кредиту рахунку обліку дебіторських заборгованостей або по дебету кредиторських у статусі «Відкритий баланс». 

Розподіл суми: 

2. Використання  авансового платежу.

При оформленні реалізації товарів або послуг, відповідно для рахунків (інвойсів) у статусі “Неоплачено” та “Частково оплачено”, система буде пропонувати додати залишкові кредити по оплатам у статусі “Відкритий баланс” з фільтром відповідного договору.

Необхідно додати (вибрати) авансовий платіж (Залишкові кредити).

Після підтвердження документу, система  зменшить  залишок авансу на рахунку клієнта, та відповідну суму боргу по документу реалізації (Інвойсу).

Якщо аванс перевищує суму боргу по документу , залишок залишиться доступним для майбутніх реалізацій.

Аналогічний механізм є в інвойсах постачальників.

3. Оплата заборгованості (післяплата) 

Після створення та проведення документа реалізації (інвойсу) система запропонує прив’язати оплату до цього інвойсу. Цей процес називається звірянням (reconcile).

Коли до інвойсу буде прив’язано всі оплати на відповідну суму, його статус зміниться на «Оплачено». Якщо сума не повна — «Частково оплачено».

Детальніше про процес «Облік дебіторської заборгованості» можна дізнатися з відео.

Також додаткову інформацію про «Відображення передоплати в обліку операцій з продажу» для обліку ПДВ можна знайти у статті 📄 Відображення передплат в обліку операцій з продажу ​​

4. Перевірка стану розрахунків

• Для повного контролю за авансовими платежами рекомендується регулярно перевіряти звіти в розділі "Звітність" → "Партнерські звіти" - “Розрахунки з партнерами”;
• Аналізувати інформацію по розрахунках можна по договором, замовленням, або в цілому по всім розрахункам.;
• Якщо авансовий платіж помилково відображений, виправлення можна зробити через меню "Елементи журналу", перейшовши до записів банківської виписки. 

Бухоблік/Звітність/Партнерські звіти/Розрахунки з партнерами:

Залишок незвірених оплат можна перевірити через аналіз елементів журналу - колонка "Залишок"

​