Спробуйте Odoo
Авансовий звіт
Створення Авансового звіту
На основі накопиченої інформації користувач у будь-який момент може сформувати Авансовий звіт. В ньому будуть відображені всі видані аванси, пов’язані витрати, а також залишок або сума, яку підзвітна особа має повернути або доотримати.
Облік розрахунків з підзвітними особами формують такі записи :
Видача авансу: Дт 372101 Кт 301, 311
Витрати або закупівля: Дт 92, 281200 Кт 372102
Авансовий звіт: Дт 372100 Кт 372101 та Дт 372102 Кт 372100
Авансові звіти працівників знаходяться в окремому модулі “Авансові звіти”.
При переході в дане меню ми потрапляємо на дашборд де міститься інформація по розрахункам з підзвітними особами.
На дашборді ми можемо побачити поточний стан розрахунків по підзвітній особі (навіть без створеного авансового звіту).
Створити Авансовий звіт можемо відразу з картки Підзвітної особи натиснувши на кнопку “Створити новий”, або в меню "Авансові звіти" - кнопка "Новий" .
Створюється новий документ “Авансовий звіт” і в нього підтягуються незакриті записи по технічним рахункам "372101" та "372102".
Користувач не може створити наступний Авансовий звіт по одній підзвітній особі , якщо не закритий (не підтверджений) попередній Авансовий звіт (в системі вже є інший АЗ у стані Чернетка).
При спробі перевести другий документ у стані Чернетка система видає попередження: "Лише один авансовий звіт для кожної підзвітної особи може бути в стані 'Чернетка' одночасно!"
Відповідно, по кожній підзвітній особі лише останній авансовий звіт може бути зроблений чернеткою
Опис форми Авансового звіту
Номер: При створенні нового Авансового звіту відображається номер із записом "Новий". Після підтвердження документу автоматично присвоюється Номер документу та запису у систему.
Нумерація Авансових звітів в системі сторюється на рік, відповідно послідовності створення в журналі Авансових звітів.
Наприклад : АЗ/2025/0001. На друк формі звіту виводиться тільки останій запис числа - "1"
Кожен наступний авансовий звіт нерозривно пов’язаний із попереднім та даними бухгалтерського обліку підприємства, містить інформацію про хронологію видачі, звітування та повернення коштів по працівнику Підзвітній особі
Компанія: Підтягується автоматично відповідна компанія
Підзвітна особа: Заповнюється підзвітна особа, при створенні авансового звіту із картки Підзвітної осособ - дане полеавтоматично заповненне.
Призначення авансу: обовязкове поде для заповнення призначення авансу. Якщо поле "Призначення платежу" не заповнене - то документ Авансовий звіт неможливо підтвердити
Дата: Дата створення документу
Дата бухобліку: Дата опублікування записів по Авансовому звіту, та затвердження керівником у друк формі документу.
Таблична частина:
Господарські операції: Містить окремі частини АВАНСИ та ВИТРАТИ І КУПІВЛІ .
АВАНСИ - таблична частина яка включає записи по виданих авансів підзвіт. Активна кнопка "Додати" для додавання необхідного запису за необхідності. (Взагалі система автоматично заповнює дані).
В цій частині міститься інформація про попередній та кінцевий залишок невитрачених коштів підзвітної особи.
ВИТРАТИ І КУПІВЛІ - таблична частина, яка включає записи по рахунках "Витрат" та закупівлі "Купівля", збирає всі підтвердженні рахунки постачальника через закупівлю Підзвітною особою.
В цій частині міститься інформація попередньої перевитрати (за наявності), та перевитрати з врахуванням поточного звіту.
Інша інформація:
Вкладка яка містить додаткову інформацію по записам та містить розділ для заповнення необхідних додаткових даних.
Для заповнення в друк формі "Додаток _____ документів " вказуємо в закладці "Інша інформація" в полі Додаток (документів) - кількість документів. Кількість можна зазначити і цифрами і прописом.
В разі якщо після створення Авансового звіту опублікували ще додатково видані аванси або витрати, які слід відобразити у звіті можна натиснути на кнопку “Заповнити автоматично”. Інформація оновиться до останіх даних по даті.
Елементи журналу:
Дана вкладка доступна для огляду опублікованих записів після підтвердження документу::
Технічні рахунки "372101" та "372102" закриються на основний рахунок "372100", який автоматично звіриться сам з собою і на ньому залишиться незвіреною лиш сума залишку на ньому.
Статус документа переходить у стан "Підтверджено".
Погашення залишку
При наявності неоплачених залишків/перевитрати по документу активується кнопка "Створити платіж", за допомогою якої можна відразу перейти у банківську виписку та здійснити погашення залишку коштів.
У візарді "Створити платіж" автоматично заповнюється інформація для створення платежу на відповідну суму, при підтвердженні переходить до банківської виписки для підтвердження та узгодження виплати (Співставити існуючі записи) Якщо повернення залишку невитрачених коштів то сума з "+", якщо погашення перевитрати то сума автоматично заповнюється з "-".
Погашення заборгованості по авансовому звіту через банк/касу звірку платежу слід робити з рахунком 372100 "Розрахунки з підзвітними особами в національній валюті", для того щоб закрити заборгованість по авансовому звіту.
В самому Авансовому звіті можна побачити які оплати були до нього прив’язані (з'являється смарт-кнопка "Виплати заборгованостей").
У формі Авансового звіту міститься інформація про погашення залишку (вкладка "Аванси"): Оплачено та Залишок по оплаті.
Якщо наявна перевитрати ( погашення перевитрати) - то інформація погашення буде у вкладці "ВИТРАТИ І КУПІВЛІ" , а оплачені суми на смарт-кнопці з знаком "-" 
Якщо створений платіж на погашення залишку по Авансовому звіту , не був підтверджений на дату створення, то при підтвердженні такого платежу необхідно перевіряти чи не створений після зазначеної "дати платежу" наступний авансовий звіт в системі, у статусі Підтверджено.
Якщо оплачений Авансовий звіт потрібно перевести в стан "Чернетка", то необхідно спочатку відмінити оплати по ньому.
Попередньо створений платіж на виплату залишків можна підтвердити тільки в узгодженні з останнім підтвердженим Авансовим звітом на дату не раніше дати такого звіту
Якщо після створення Авансового звіту у стані "Чернетка"- були здійсненні виплати залишку за попереднім звітами, то при підтвердженні поточного Авансового звіту початковий залишок перераховується відповідно до Актуального балансу.
В друк форму Звіту заповнюється кінцевий залишок по поточному Авансовому звіті.
При оплаті більше однієї суми- на друк форму виводиться построково суми оплати та реквізити (номер та дата квитанції)
Формування друк форми
З "Авансового звіту" доступна друкована форма документу “Звіт про використання коштів / електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт”.
- Друк форма звіту доступна лише для документа "Авансовий звіт" у статусі "Підтверджено"
- Можливий друк відразу після підтвердження одного Авансового звіту
- В режимі списку Авансових звітів - можливий масовий друк необхідних звітів
Щоб здійснити друк форми:
1. Виберіть звіт для друку:
- Перейдіть до списку Авансових звітів
- Вибрати потрібний звіт, відкрити, перейти в значок налаштування , вибрати
.
або
- Вибрати потрібний звіт, перейти до кнопки "Друк" Авансовий звіт. Таким чином можна відмітити необхідні звіти для масового друку.
2. Натисніть кнопку "Друк".
- У верхньому лівому куті форми авансового звіту або над списком авансових звітів натисніть кнопку "Друк".
- Виберіть опцію "Авансовий звіт".
3. Перевірте попередній перегляд
- Система відкриє PDF-файл із друкованою формою звіту.
- Перевірте, чи коректно відображені всі дані:
- Назва організації.
- Дані підзвітної особи.
- Сума витрат і підзвітних коштів.
- Загальна сума до відшкодування або повернення.
- інші записи
4. Друк форми
- Якщо все правильно, натисніть кнопку "Друк" у вікні перегляду PDF.
- Виберіть потрібний принтер і параметри друку.
5. Експортуйте звіт (за необхідності).
- Якщо потрібно передати звіт електронною поштою, збережіть PDF-файл на комп’ютері, натиснувши "Завантажити".
Якщо дані у формі некоректні:
- Перевірте введені дані у звіті (суми, працівника, дати, заповнення вимог при підтвердженні витрат від підзвітної особи (різних варіантів створення "Інвойсів" ).
- Переконайтеся, що всі витрати додані до звіту.
Зверніть увагу: Для коректного заповнення запису в друк форму Авансового звіту колонки 3 "Кому, за що і на підставі якого документа понесено витрати" необхідно врахувати наступне :
1. За звітуванням по створеним "Витратам" дані беруться з опису витрати. В описі витрати потрібно зробити запис, який відповідатиме запису відповідного поля друк форми.
2. Якщо витрати пов'язані з "Купівлями по замовленню з підзвітною особою" :
2.1. Постачальником є підзвітна особа для заповнення використовується номер рахунка та заповнений Референс рахунка постачальника.
За відсутності запису в полі Референс, користувач може вказати дані в "Мітках" елементів журналу. Якщо користувач змінює записи в мітках, дані записи зберігаються в записі журналу та виводяться на друк Авансового звіту
2.2. Постачальником є зовнішній постачальник для заповнення використовується запис Мітки в Журналі по взаєморозрахунку Дт 631 Кт 372102 "Авансові звіти". Якщо запис у мітці відсутній, тоді користувач може внести необхідні дані в поле Референс в створеному рахунку.