📄 Оплата праці відрядження
Увійти

Оплата праці відрядження

Загальна інформація 

Відрядження — це період виконання працівником службових обов’язків поза основним місцем роботи, який підлягає окремому обліку робочого часу та спеціальному порядку оплати.

Механізм відряджень у системі  забезпечує:

  • фіксацію днів відрядження через робочі записи;

  • автоматичний розрахунок оплати днів відрядження;

  • коректне врахування відряджень при розрахунку заробітної плати, авансу, середньої заробітної плати (СЗП), та індексації.

Розрахунок відряджень виконується автоматично під час нарахування заробітної плати після фіксації робочих записів та відповідно до налаштувань контракту працівника.

Оплата днів відрядження здійснюється згідно з вимогами Порядку №100, зокрема:

  • дні відрядження оплачуються за середньою заробітною платою або за денною заробітною платою — залежно від більшого значення;

  • виплати за дні, оплачені за середнім заробітком, не включаються повторно до розрахунку СЗП;

  • премії, нараховані за періоди з відрядженням, враховуються у розрахунку СЗП пропорційно фактично відпрацьованим дням.

Створення робочих записів відрядження

Облік відрядження розпочинається зі створення робочого запису з типом «Відрядження».

Користувач створює запис через модуль «Відпустки»:

Відпустки → Управління → Відпустки → Новий

У формі необхідно:

  • обрати Тип відпустки - «Відрядження»;

  • зазначити період відрядження.

Після затвердження запису відсутності:

  • по працівнику автоматично формуються робочі записи типу «Відрядження»;

  • сформовані записи стають доступними для подальших розрахунків заробітної плати.

За замовчуванням система:

  • формує робочі записи відрядження у робочих днях;

  • орієнтується на графік роботи працівника, зазначений у контракті;

  • визначає кількість днів і годин відрядження відповідно до графіка.

Тип робочого запису — «Відрядження». 
У друкованій формі табеля обліку робочого часу такі дні відображаються з позначенням ВД.

Розрахунок заробітної плати та відрядження

Розрахунки відрядження здійснюються  під час формування розрахункових листків (місячна заробітна плата, або аванс за відповідних налаштувань).

Для включення оплати відряджень до розрахунку авансу необхідно активувати в контракті працівника опцію «Аванс з доплатами».
У розрахунок включатимуться дні відрядження за фактичним відвідуванням до 15 числа включно. (детально за посиланням Нарахування авансів заробітної плати)

Зарплата - Розрахункові листки - Новий - тип виплати "Заробітна плата"

Розрахунковий листок є результатом обробки робочих записів і містить окремі рядки нарахувань по заробітній платі  та відрядження.

Принцип розрахунку оплати відрядження виконується  шляхом порівняння:

  • середньої заробітної плати (СЗП) (виходячи з виплат за останні 2 місяці);

  • денної заробітної плати у місяці відрядження.

Для оплати днів відрядження завжди застосовується більше значення.

Сума відрядження визначається за формулою: 
Обрана денна ставка (або СЗП)  × кількість днів відрядження

Залежно від результату порівняння система застосовує відповідний код правила нарахування  відрядження:

  • Оплата відрядження за денною заробітною платою - BUSINESS_TRIP_NORM;

  • Оплата відрядження за середньою заробітною платою (СЗП) - BUSINESS_TRIP.

Використання різних кодів визначає:

  • порядок включення або виключення днів відрядження з розрахунку СЗП;

  • пропорційність врахування у розрахунках суми премій;

  • вплив днів відрядження на розрахунок індексації;

Нарахована сума відрядження відображається у розрахунковому листку як складова заробітної плати та включається до загальної суми нарахувань (GROSS), що підлягають оподаткуванню відповідно до налаштувань структури заробітної плати (ПДФО, ВЗ, ЄСВ) та враховуються при формуванні фонду оплати праці.

Нарахування відрядження враховується у розрахунковій відомості відповідно до визначення обраної суми для оплати такого відрядження :

  • за денною - у складі окладу та відповідно враховується кількість днів відвідування;
  • за середньоденною - у колонці "оплата на основі середньоденної". Така кількість днів перебування у відряджені не враховуються у записи відпрацьованих днів.

Розрахунок відрядження за денною заробітною платою 

Денна заробітна плата у місяці відрядження визначається на основі нарахування за поточний місяць, виходячи з повністю відпрацьованого часу, з врахуванням:​

  • окладу;

  • доплат і надбавок;

  • індексації;

  • відсотка зайнятості, встановленого у контракті;

  • кількості робочих днів за графіком працівника.

Формула:  Денна ЗП = (Оклад + доплати / надбавки + індексація) / Кількість робочих днів

У випадках, коли система визначає, що оплата днів відрядження за денною заробітною платою є більшою, ніж оплата за середньою заробітною платою, застосовується код нарахування за правилом Відрядження - "BUSINESS_TRIP_NORM". 

Для такого типу нарахування діють наступні особливості обліку та розрахунків:

  • нарахування відрядження відображається у розрахунковому листку окремим рядком (правилом) з кодом BUSINESS_TRIP_NORM;

  • дні відрядження вважаються відпрацьованими днями та включаються до загальної кількості відпрацьованих днів місяця;

  • при розрахунку індексації:

    • дні відрядження враховуються як дні відвідування;

    • індексація нараховується з урахуванням днів відрядження: 

  • за повністю відпрацьовану місячну норму (відвідування + відрядження, індексація нараховується у повному розмірі);
  • за неповністю відпрацьовану норму — пропорційно фактично відпрацьованому часу, включаючи дні відрядження;

  • суми нарахувань та дні відрядження, розраховані за денною ставкою, беруть участь у розрахунку середньої заробітної плати (СЗП) у наступних розрахункових періодах як нарахування за відпрацьований час.

Таким чином, відрядження, оплачене за денною заробітною платою прирівнюється до звичайного відпрацьованого часу з точки зору:

  • розрахунку індексації;

  • формування кількості відпрацьованих днів;

  • участі в майбутніх розрахунках середньої заробітної плати.

Розрахунок відрядження за середньою заробітною платою 

Оплата відрядження  за середньоденною зарплатою обчислюється з урахуванням вимог абз. 1 п. 8 Порядку № 100:

Визначення середньоденної заробітної плати:

  1. Визначається розрахунковий період — два календарні місяці, що передують місяцю відрядження.

  2. Враховуються нарахування за розрахунковий період (Всього нараховано - GROSS).

  3. Підраховується кількість фактично відпрацьованих днів.

  4. Обчислюється середньоденна заробітна плата.

У випадках, коли середня заробітна плата є більшою, ніж денна зарплата - система застосовує розрахунок суми відрядження з врахуванням СЗП. 

Для такого типу нарахування діють наступні особливості обліку та розрахунків:

  • нарахування відрядження відображається у розрахунковому листку окремим рядком правила Відрядження - з кодом BUSINESS_TRIP;

  • дні відрядження не вважаються відпрацьованими днями для цілей розрахунку середньої заробітної плати та індексації;

  • при розрахунку індексації:

    • дні відрядження не включаються до кількості відпрацьованих днів;

    • сума індексації визначається пропорційно фактично відпрацьованому часу без урахування днів відрядження відповідно графіку роботи;

  • нарахування відрядження за СЗП вважається оплатою за середнім заробітком і не прирівнюється до оплати відпрацьованого часу.

Особливості врахування відряджень у розрахунковому періоді

При визначенні середньої заробітної плати:

  • сума відрядження, нарахована за СЗП, виключається з розрахунку СЗП майбутніх розрахунків відряджень;

  • кількість днів такого відрядження виключається з кількості відпрацьованих днів розрахункового періоду;

  • премії, що припадають на період відрядження, враховуються пропорційно фактично відпрацьованим дням у розрахунковому періоді;

Такі нарахування не вважаються оплатою за відпрацьований час.

Приклад: За неповного робочого графіка (4год/день)

Нарахування суми індексація враховується пропорційно відпрацьованому часу не включаючи дні /години відрядження:

133,23 (повна сума індексації за місяць) / 184 (норма годин роботи) *52 год = 37,65 грн 

Визначення відпрацьованих днів

Для формування кількості відпрацьованих днів система враховує такі типи робочих записів:

  • відвідування;

  • робота у вихідний день;

  • робота у нічний час;

  • робота у вечірній час;

  • відрядження (розраховане за денною ставкою).

Усі зазначені записи в межах одного календарного дня враховуються як один відпрацьований день.

Формула розрахунку СЗП :  
СЗП  ( розрахунковий період 2 кал.місяці) = Нарахування_GROSS – ∑ Відрядження (розрахунок по СЗП) - Преміі за дні відрядження (по СЗП) / Кількість відпрацьованих днів - дні відрядження  (СЗП)
Приклад: Розрахунок відрядження за СЗП з урахуванням різних кодів нарахувань у розрахунковому періоді
Дані:
Оклад працівника -150 000 грн;
Премія сума - 30000 грн;
Стандартний графік роботи;
Структура "Працівник Дія Сіті";
Працівник був у відрядженні з 11 - 17 грудня - 5 робочих днів;
У грудні 2025р. - 1 Офіційний вихідний. Кількість робочих днів - 22;

Робочі записи працівника за грудень: 

Розрахунковий лист відвідування:

РОЗРАХУНКИ:
Для розрахунку суми відрядження діє алгоритм: 
1. Визначення СЗП за 2 попередні місяці : жовтень-листопад 2025;
2. Визначення денної зарплати з врахуванням доплат (премії);
3. Визначення більшого значення;
4. Нарахування суми відрядження за кількістю днів відповідно за більшим значенням. 

Крок 1.  Дані для визначення СЗП : 
1. Робочі записи відвідування:

Жовтень 2025 р.: Відрядження 15 роб.днів, Відвідування 8 днів, 1 д. Робота у вихідний, 1 день робота у нічний час:

Листопад 2025 р. :  Відрядження  9 днів, Відвідування - 11 днів.

Нарахування доходу:
Жовтень 2025р:


Листопад 2025р.: 


За жовтень місяць розрахунок суми відрядження за денною заробітною платою (BUSINESS_TRIP_NORM), тому такі дні оплати вважаються відпрацьованими та не вираховуватимуться із розрахунків наступного розрахунку СЗП для оплати відрядження. 

У листопаді - сума відрядження нарахована за СЗП (BUSINESS_TRIP), тому сума та дні будуть вираховуватись із розрахунку СЗП для нарахування оплати відряджень у грудні 2025р. Також, сума премії 30 000 грн за місяць - буде пропорційно врахована відповідно відвідування у розрахунковому періоді. 

Нарахування за РП 2 попередні місяці : 

  • жовтень 299 517,39 грн , к-сть відпрацьованих днів - 25 
  • листопад - 202 262,75 грн. (в т. ч. відрядження за СЗП - 89 762,75 грн, премія за дні відрядження - 13500 грн), к-сть відпрацьованих днів 11 ( 20- 9 (відрядження))

    СЗП     = 299 517,39 + 99 000 (202 262,75 -89 762,75 - 13500 (    30 000*9/20)) / (25+11) = 11 069,93 грн.

Крок 2. Визначення денної зарплати з врахуванням премії за грудень 2025р.

             ДЗ = (150 000 + 30 000) / 22 (к-сть робочих днів) =  8 181,82 грн.

Крок 3. Визначення більшого значення:  СЗП ( 11 069,93) >ДЗ (8 181,82)

Крок 4. Нарахування оплати днів відрядження за СЗП: 5 * 11 069,93  = 55 349,65 грн.

Розрахункова відомість: 

Жовтень 2025р:                                                                

    Грудень 2025р: