Нарахування лікарняних

Нарахування лікарняних

Загальна інформація

У системі реалізовано механізм нарахування допомоги по тимчасовій непрацездатності для наступних типів лікарняних:

звичайний лікарняний;
фінансування 100% за рахунок ПФУ
продовжений лікарняний;
перехідний лікарняний;
лікарняний по вагітності та пологах.

Механізм підтримує:

автоматичний розрахунок середньоденної заробітної плати;
визначення відсотка оплати відповідно до страхового стажу;
розподіл сум за рахунок Роботодавця та Пенсійного фонду України;
відображення лікарняних у звітності ЄСВ та ПДФО;
облік перехідних лікарняних між місяцями.

1. Підготовка до нарахування лікарняних

1.1 Налаштування типу відпустки

Перед початком роботи необхідно перевірити налаштування типу відпустки «Лікарняний».

Шлях: Відпустка → Налаштування → Типи відпустки → Лікарняний

Необхідно переконатися, що активовано ознаку: «У календарних днях»

Це забезпечує коректний розрахунок календарних днів тимчасової непрацездатності.

1.2. Створення робочих записів

Для нарахування лікарняних необхідно створити відповідні записи відсутності у модулі «Відпустка».

Використовуються наступні типи:

«Лікарняний» — для звичайних лікарняних;
«Відпустка у зв’язку з вагітністю і пологами» — для лікарняного по вагітності та пологах.

Шлях: Відпустка → Управління → Відпустки → Створити

В картці відпустки слід вказати:

тип відпустки;
період лікарняного (дата від -до);
опис або службову інформацію;
за потреби — прикріпити підтвердні документи

Після збереження та підтвердження запису система:

формує робочі записи по тимчасовій непрацездатності;
встановлює статус розрахункового листа: «Обчислити у поточному розрахунковому листі»;
робить запис доступним для подальшого розрахунку лікарняних.

Для оформлення продовженого лікарняного необхідно:

активувати ознаку «Продовжений лікарняний»;
обрати попередній лікарняний, який продовжується;
зазначити кінцеву дату нового лікарняного.

Система автоматично:

визначає дату початку продовження;
підтягує попередній лікарняний;
забезпечує безперервність розрахунку.

Після затвердження запису відсутності з типом "Лікарняний" у модулі "Відпустка", по співробітнику фіксуються робочі записи по тимчасовій непрацездатності на зазначену тривалість, та доступні до подальших розрахунків по нарахуванню допомогою по тимчасовій непрацездатності.

1.3 Стаж роботи та відсоток оплати

Для автоматичного розрахунку стажу роботи для визначення відсотка для оплати лікарняних необхідно заповнити дані у картці співробітника:

Співробітники → вкладка «Зарплата» → блок «Стаж роботи на дату прийняття».

Відсоток оплати лікарняних

Заповненні значення відсотків відповідно страхового стажу містяться у довіднику "Відсоток лікарняних".

Зарплата / Налаштування /Довідники / Відсоток лікарняних

У системі реалізовано додатковий механізм контролю страхового стажу за попередні 12 місяців.

Якщо на дату прийняття співробітника страховий стаж за останні 12 місяців становить менше 6 місяців, необхідно:

активувати відповідну ознаку у картці співробітника;
внести актуальні дані щодо страхового стажу.

Функціонал використовується для:

визначення факту досягнення 6 місяців страхового стажу на дату початку лікарняного листа;
контролю можливості застосування законодавчих обмежень при розрахунку лікарняних.

2. Процес нарахування лікарняних

2.1 Створення розрахункового листка

Для нарахування лікарняних необхідно створити розрахунковий листок з типом виплати “Лікарняні”.

Зарплата - Розрахункові листи- Новий - тип виплат - "Лікарняні"

Після вибору тип виплат "Лікарняні" будь доступні необхідні додаткові поля:

Поле "Відпустка" (Підстава) - необхідно обрати створений запис типу Лікарняний (з модуля "Відпустка");
"Період" - зазначаємо період для лікарняного (дати лікаряного листа).

Поле «Період» автоматично заповнюється відповідно до вибраного лікарняного.

ВАЖЛИВО! Саме цей період буде використовуватись у майбутніх розрахунках середньої заробітної плати, тому необхідно коректно зазначати фактичний період відсутності працівника.

Дата обліку — дата (період) на який будуть здійсненні розрахунки та записи в обліку. (По замовчуванню заповнюється останньою датою вказаної в періоді).
Поле «Стаж» відображає страховий стаж працівника у роках, місяцях та днях.
Розрахунок здійснюється автоматично на дату початку лікарняного, враховує стаж на дату прийняття та поточний стаж роботи у компанії і показує сумарне значення.

«Відсоток оплати лікарняних» — система автоматично визначає відсоток оплати (зг. довідника) лікарняних та відповідно до страхового стажу співробітника на дату початку лікарняного.

Зауваження. Якщо поле «Стаж на дату прийняття» на картці працівника не заповнене, користувач контролює та обирає відсоток оплати вручну.

Редагування відсотка.

Також, за потреби відсоток у полі «Відсоток оплати лікарняних» можна зазначити вручну — рекомендуємо використовувати це у випадках пільгових категорій, для яких законодавством передбачено 100% оплату незалежно від стажу (зокрема: постраждалі від Чорнобильської катастрофи, ветерани війни, члени сімей загиблих захисників тощо).

Якщо лікарняний є продовженням попереднього листка непрацездатності, система автоматично переносить та застосовує відсоток оплати та розраховану середньоденну зарплату з первинного лікарняного для забезпечення безперервності розрахунку.

Контроль страхового стажу за останні 12 місяців

Якщо у картці працівника активовано поле «Страховий стаж за попередні 12 місяців менше 6 місяців», система автоматично визначає страховий стаж за попередні 12 місяців на дату початку лікарняного:

враховується стаж, внесений кадровиком у картці співробітника;
додається стаж роботи в компанії до дня, що передує першому дню лікарняного.

Поле відображення страхового стажу за попередні 12 місяців у розрахунку лікарняних доступне лише в режимі розробника.

Логіка відображення

Якщо підсумковий стаж менше 6 місяців:
- активується ознака «Менше 6 міс.» та відображається розшифровка (місяці, дні).
Якщо стаж дорівнює або перевищує 6 місяців:
- ознака «Менше 6 міс.» автоматично деактивується та розшифровка не відображається.

Ознака «Менше 6 міс.» може бути змінена вручну.

Примітка.
На поточному етапі функціонал використовується лише для контролю та фіксації інформації. Автоматичне застосування обмеження денної виплати наразі не реалізовано.

2.2 Розрахунок лікарняних

При натисненні кнопки “Розрахувати листок” система зробить:

автоматичний розрахунок середньоденної зарплати;
деталізацію врахування нарахувань за періодами в окремій вкладці "Розрахунок середньоденної зарплати", яким можна коригувати значення середньої зарплати для розрахунку
розрахунок суми лікарняних;
відобразить результати розрахунку на вкладці “Розрахунок зарплати” та інформацію про те, які записи в обліку зробить листок після його підтвердження.

На формі розрахункового листа передбачено поле “Середньоденна зарплата” для ручного внесення значення середньоденної зарплати. Це поле слід використовувати у наступних випадках:

в системі немає достатньої кількості історичних даних для автоматичного розрахунку середньоденної зарплати;
значення автоматично розрахованої середньоденної зарплати необхідно відкоригувати.

Якщо поле “Середньоденна зарплата” не заповнювати, то система використовує автоматичний розрахунок середньоденної зарплати на основі тих даних, які є в системі та відобразить його у полі “Ефективне значення”.

При нарахуванні лікарняних система автоматично буде робити розподіл нарахованих лікарняних за рахунок Роботодавця (перші п’ять днів непрацездатності) та за рахунок Пенсійного Фонду.

За вкладкою Розрахунок середньоденної зарплати можна ознайомитись із даними, які беруть участь у розрахунку ефективного значення для розрахунку суми лікарняних.

Зверніть увагу! Детальний опис роботи з вкладкою "Розрахунок середньоденної зарплати" Ви можете знайти за посиланням Розрахунок середньоденної зарплати

2.3 Приклад розрахунку продовженого перехідного лікарняного

Лікарняний працівника з 06.05.2025 по 19.05.2025 продовжено до 04.06.2025 року.

Для правильного оформлення продовженого лікарняного, який є перехідним за періодами, необхідно виконати наступні кроки:

1. Створити лікарняний у системі.

Модуль Відпустка→ Управління→Лікарняний

В картці відпустки слід вказати:

тип відпустки "Лікарняний";
активувати поле "Продовження лікарняного"
обрати у списку необхідний лікарняний який продовжується ( з 06.05.2025-19.05.2025)
зазначити кінцеву дату (дата початку 20.05.2025р заповниться автоматично відповідно за кінцевою датою попереднього лікарняного) ;
підтвердити та поле "Статус розрахункового листа" автоматично зазначається - "Обчислено у поточному розрахунковому листі";

2. Перейти до модуля: Зарплата→ Розрахункові листи → Новий розрахунковий лист.

Вибрати тип виплат: "Лікарняні"
Обрати підставу "Відпустка" для даного РЛ. Система автоматично зазначить дати періоду в РЛ відповідно даних по лікарняному: 20.05.2025-04.06.2025р
Дата обліку -автоматично встановлена на кінцеву дату РЛ - 04.06.2025. За необхідності можна зазначити іншу, на яку будуть здійсненні записи на рахунках обліку
Натиснути на кнопку "Розрахувати листок".

Відображення нарахування допомоги по тимчасовій непрацездатності у розрахунковому листі:

У вкладці "Відпрацьовані дні" система автоматично розподілить нараховані відпустки окремо по місяцях (у цьому випадку – за травень та червень 2025).

У вкладці "Розрахунок зарплати" буде відображений загальний розрахунок суми лікарняних.

Оскільки даний розрахунок продовженого лікарняного з 15 кал.дня - то нарахування суми продовжується за рахунок ПФ за визначеним Ефективним значенням попереднього лікарняного.

В іншому випадку система здійснює також автоматичний розподіл нарахованих лікарняних за рахунок Роботодавця (перші п’ять днів непрацездатності) та за рахунок Пенсійного Фонду.

У Розрахунку середньоденної зарплати - зазначатиметься розрахунок за попереднім розрахунком лікарняного листа.

3. Розрахунок лікарняних за рахунок ПФУ

Для деяких причин непрацездатності, визначених законодавством, виплати лікарняних здійснюються за рахунок Пенсійного фонду України (ПФУ) з першого календарного дня тимчасової непрацездатності.

Для таких розрахунків необхідно активувати чек-бокс "Виплата за рахунок ПФУ" в розрахунковому листі нарахування такого лікарняного.

Система автоматично враховує нарахування суми по лікарняним з першого календарного дня за рахунок ПФУ.

Записи обліковуються тільки на відповідний рахунок обліку за Дт 378000 "Розрахунки з державними цільовими фондами" в кореспонденції з Кт 663000 "Розрахунки з іншими виплатами"

4. Нарахування лікарняного по вагітності та пологам

Для здійснення нарахування допомоги по вагітності та пологах необхідно створити запис у модулі «Відпустка» :

обрати тип відпустки: «Відпустка у зв’язку з вагітністю та пологами»;
зазначити відповідний період такої відпустки.

Перевіряємо автоматичне заповнення та відображення робочих записів, і т.ч. друк форма Табеля :

Створення розрахункового листка

Нарахування допомоги здійснюється через створення розрахункового листка працівника з типом виплати «Лікарняні».

Алгоритм розрахунку аналогічний процедурі нарахування звичайних та перехідних лікарняних.

Вибір підстави та періоду

Для коректного формування розрахунку необхідно:

обрати підставу (відпустку) у розрахунковому листку;
попередньо налаштувати період відповідно до місяця останньої дати відпустки.

Після вибору відпустки у розрахунковому листку:

період автоматично оновлюється відповідно до дат лікарняного;
суми розрахунку автоматично розподіляються за відповідними періодами нарахування.

Дата обліку

Поле «Дата обліку» за замовчуванням заповнюється кінцевою датою розрахункового листка.

За потреби значення поля необхідно скоригувати вручну відповідно до дати фактичного відображення нарахування в бухгалтерському обліку, оскільки виплата допомоги по вагітності та пологах може здійснюватися до завершення періоду відпустки.

Результат розрахунку

Після виконання розрахунку система автоматично:

враховує відсоток оплати-100%, незалежно стажу співробітника;
розраховує середньоденну заробітну плату;
формує ефективне значення;
обчислює загальну суму допомоги по вагітності та пологах;
розподіляє нарахування за відповідними періодами.

Нарахування допомоги по вагітності та пологах здійснюється системою повністю за рахунок Пенсійного фонду України та оподатковується лише за ставкою ЄСВ відповідно до вимог законодавства.

Розрахунок середньоденної заробітної плати виконується аналогічно до стандартного механізму лікарняних:

В системі передбаченні відповідні коди для застрахованих осіб ("42"/"43") для відображення нарахувань допомоги по вагітності та пологам у Обєднаній звітності ПДФО та ЄСВ.

5. Редагування сум по лікарняних

У разі необхідності коригування автоматично розрахованих сум лікарняних у системі передбачено кілька механізмів впливу на результат розрахунку:

коригування значення «Середньоденна зарплата»;
уточнення даних у вкладці «Розрахунок середньоденної зарплати» для впливу на ефективне значення;
редагування вже розрахованих сум у розрахунковому листку.

Окремо доступна функція ручного редагування розрахунку.

У розрахунковому листку функціонал редагування доступний через меню:

Дії → Редагувати рядки розрахункового листа

Даний інструмент дозволяє скоригувати суми нарахувань по лікарняних у випадку, якщо автоматичний розрахунок потребує уточнення.

У вікні редагування відображаються всі дні та відповідні суми по лікарняному. Користувач може вносити зміни безпосередньо у верхній таблиці, після чого система автоматично виконує перерахунок:

помісячного розподілу сум;
податків (ЄСВ, ПДФО, ВЗ);
підсумкової суми до виплати.

Коригувати кількість днів та годин у формі редагування неможливо, для збереження відповідності робочих записів та збереження коректності відображення звітної інформації по нарахуванням заробітної плати

Зверніть увагу! При внесення змін у рядки розрахунку, необхідно дотримуватись правила редагування зверху вниз, для коректності автоматичних перерахунків залежних правил.

Після підтвердження редагування оновлені дані записуються у розрахунковий листок і враховуються у подальших розрахунках.

Після підтвердження розрахункового листа записи по нарахуванню допомоги по тимчасовій непрацездатності опубліковуються на відповідних рахунках обліку в системі у журналі "Зарплата" за зазначеною Датою обліку.

6. Виплата лікарняних

Способи оплати розрахункових листів описано у 📄 Виплата заробітної плати

Для оплати лікарняних листків в системі передбачено можливість здійснення розмежування виплат за рахунок Роботодавця та за рахунок ПФУ при створенні позиції банківської виписки із розрахункового листа тип виплати "Лікарняний"

Щоб здійснити оплату з розрахункового листка з типом виплати"Лікарняні" необхідно :

Створити позицію банківської виписки можна напряму із розрахункового листа. Для цього слід зайти в розрахунковий листок у статусі “Виконано” і натиснути на кнопку "Створити платіж".

У вікні, що з’явиться слід обрати:

Платник лікарняних:
- Роботодавець. Для виплати суми лікарняних, які нараховані за рахунок Роботодавця.
- Пенсійний Фонд. Для виплати суми лікарняних, які нараховані за рахунок ПФУ.
Усього: Поле для відображення суми платежу, заповнюється автоматично значенням суми "до виплати" відповідно до відмітки платника лікарняних

Якщо частина суми була погашена, то у полі фіксується сума для створення платежу на залишок суми по розрахунковому листку працівника.

Дата. По замовчуванню підставляється дата створення платежу. За необхідності можна зазначити іншу дату виплати
Журнал. Зазначається журнал по якому була зроблена виплата
Банківська виписка. Додаткова опція, для включення оплати в обрану виписку.

Натиснувши на кнопку “Створити платежі”:

Система відобразить користувачу створену позицію банківської виписки, яку необхідно узгодити із записом розрахункового листка:

Обрати "Кредитор" або через узгодження відповідний запис РЛ лікарняного.

Узгоджений запис оплати:

Після підтвердження платежу в обліку, розрахунковий лист автоматично змінює статус на "Оплачено" (у випадку повної оплати розрахунку) та наявна смарт кнопка відображення оплати та для можливості переходу до оплати.

Кнопка "Скасувати" у вікні створення поатежу - скасує операцію по створенню платежу.

Зверніть увагу! Якщо у розрахунку лікарняних сума "До виплати лікарняні" включає частини за рахунок Роботодавця та ПФУ, то кожну частину необхідно виплачувати окремо.

Для цього потрібно двічі скористатися кнопкою "Створити платіж":
1. Спочатку обрати Роботодавець як платника — для виплати його частини.
2. Потім повторно створити платіж і обрати ПФУ — для виплати відповідної суми за рахунок фонду

Відображення лікарняних (в т.ч. перехідні лікарняні) у Об"єднаній звітності ПДФО та ЄСВ

Нараховані лікарняні відображаються у додатку 1 Об"єднаної звітності ПДФО та ЄСВ у тому місяці, в якому роботодавець фактично нарахував їх у бухгалтерському обліку (Дата запису в журнал обліку).

У графі 8 зазначають код застрахованої особи «29» — якщо хворів працівник, у якого ставка ЄСВ 22%, або «36» — якщо хворів працівник з інвалідністю, у якого ставка ЄСВ 8,41%.

(Для нарахування допомоги по вагітності та пологам зазначатиметься код застрахованої особи «42» — якщо працівник, у якого ставка ЄСВ 22%, або «43» — якщо працівник з інвалідністю, у якого ставка ЄСВ 8,41%.)

Сума лікарняних у Додатку 1 звітності заповнюється окремо від інших виплат із розподілом за місяцями, на дні яких припадає період тимчасової непрацездатності та за які нараховано лікарняні.

У графі 10 фіксується місяць та рік, на який припадає період тимчасової непрацездатності, а у графі 12 — кількість календарних днів тимчасової непрацездатності, які припали на відповідний місяць. Iнші графи, де відображено лікарняні за рядками, заповнюються у загальному порядку.

Звертаємо увагу, що графа 14 (кількість календарних днів у трудових відносинах) за рядком зі сумою лікарняних заповнюється лише тоді, коли зарплата у звітному місяці працівникові не нараховувалася. Якщо зарплата працівникові нараховувалася, то графа 14 заповнюється у рядку, в якому відображена нарахована заробітна плата

Додаток 1:

Додаток 4:

Лікарняні у додатку 4ДФ єдиної звітності з ПДФО, ВЗ та ЄСВ показують одним рядком із зарплатою за ознакою доходу «101»

Звіт : У загальному звіті нараховані суми допомоги по тимчасовій непрацездатності за рахунок Роботодавця та/або за рахунок ПФ відображаються у відповідних окремих рядках місяця.