Співробітники                                                                              

Довідник "Співробітники" знаходиться у пункті меню:

Співробітники/Співробітники.

 Картка співробітника створюється користувачем на кожного працівника організації. В деяких випадках на одного співробітника можуть заводиться дві та більше карток (у випадку роботи ще за сумісництвом).

Після введення всіх даних в картку працівника є можливість проводити різний аналіз даних й отримувати зведені звіти. Наприклад, зробити групування працівників ( по відділам, цивільному стану тощо) або накласти фільтр (відібрати працівників, які володіють англійською мовою).

З картки співробітника можна перейти у пов’язані з ним документи (об’єкти системи): контракти, розрахункові листки, накази тощо.

Перелік полів в картці працівника може змінюватися в залежності від встановлених модулів.

В шапці картки співробітника можна вказати наступну інформацію:

• Прізвище, ім’я, по батькові - у відповідних для цього полях;
• Робочий мобільний телефон;
• Робочий телефон;
• Робочу електронну пошту;
• Компанію в якій працює даний співробітник;
• Відділ;
• Керівника;
• Інструктора (ментора);
• Кадровика/Відповідального відділу кадрів.

У вкладці “Резюме” зазначають інформацію про досвід роботи та освіту (основну та додаткову) співробітника. 

Новий рядок Резюме можна створити за допомогою кнопки “Додати”. При створенні нового рядка резюме в полі “Тип”  можна обрати тип рядка. Типи рядків “Досвід роботи” та “Освіта” використовуються для заповнення друкованої форми П-2 (особова картка працівника).

Користувач має змогу створювати нові типи рядків резюме у пункті меню:

 Співробітники/Налаштування/Резюме/Типи рядка

Також на цій вкладці можна зазначити навички співробітника (наприклад, знання мов). Перелік навичок міститься в окремому довіднику, який знаходиться у пункті меню:

Співробітники/Налаштування/Типи навичок

У вкладці “Робоча інформація” зазначають:

• робочу адресу працівника - якщо у компанії декілька офісів, тут можна вказати в якому саме офісі працює співробітник;
• затверджувачів витрат, відпусток та табелю співробітника;
• графік роботи та часовий пояс відповідний до обраного графіку роботи;
• В тому числі відображається організаційна схема підпорядкованості співробітника.

Важливо! Для співробітників, які є користувачами системи та мають права створення нових користувачів, потрібно контролювати часовий пояс, вказаний в персональних налаштуваннях. В системі за замовчуванням при створенні нових користувачів наразі підтягується часовий пояс адміна.

У вкладці “Приватна інформація” зазначають особову інформацію про працівника. 
У блоці полів “Сімейний стан” вказують цивільний стан співробітника та кількість неповнолітніх дітей (довідково).

В табличній частині “Родинні зв’язки” вказують родичів співробітника та їх контактні дані.

У блоці полів “Громадянство” вказують інформацію про паспортні дані, ідентифікаційний номер, стать працівника, дату народження тощо.

У вкладці “Налаштування відділу кадрів”

У блоці полів “Статус”  вказують тип співробітника та робиться прив’язка до користувача системи.

У блоці полів “Зарплата” зазначають:

• табельний номер співробітника (у полі“Реєстраційний номер співробітника”)
• вид зайнятості;
• ознака трудової книжки;
• чи є працівник пенсіонером na;
• робиться прив’язка співробітника до користувача системи.

В якості довідкової інформації у блоці полів “Стаж роботи на дату прийому” вказується  дата прийняття на роботу та загальний стаж співробітника на дату прийому на роботу.

В окремому блоці полів “Дані для заробітної плати” є можливість вказати:

• процент лікарняних на дату;
• чи є співробітник інвалідом, номер свідоцтва та групу інвалідності (на дату);
  
• розмір податкової соціальної пільги на дату.

У блоці полів “Групи інвалідності”:

Якщо працівник є інвалідом на певну дату, але згодом втрачає цей статус, у системі можна припинити інвалідність, створивши новий запис з групою [0] Немає.

Зверніть Увагу! Номер свідоцтва інваліда в системі на даний момент вже реалізовано. Його можна вказувати у блоці Групи Інвалідності, також зверніть увагу що поле є інформативне.

​

Для того щоб до заробітної плати працівника застосовувалась податкова соціальна пільга необхідно вказати Вид зайнятості – Основне місце роботи.

Вказана в даному блоці інформація буде використовуватися при розрахунку заробітної плати співробітника.
У вкладці “Відомості про військовий облік” зазначають інформацію про дані військового обліку співробітника.

З картки працівника є можливість сформувати друковану форму картки П-2 “Особова картка працівника”. Для цього у меню "Друк" слід обрати “Особова картка працівника”.

Важливо: Після створення картки працівника під нього в модулі “Контакти” автоматично створюється контакт/партнер. Контакт використовується в системі для відображення взаєморозрахунків з даним працівником і подальшого використання як в кадровому обліку так, і для операцій з розрахунку заробітної плати.

Частина заповнення полів синхронізується автоматично, щоб уникнути повторного заповнення даних  та забезпечити їх узгодженість.

Якщо перейти у контакт співробітника на панелі відобразиться інформація про пов’язаного співробітника:

В цій картці контакту  у вкладці "Продажі і купівля" поле “Компанія” автоматично заповнюється відповідно даних картки співробітника, в якій працює співробітник.

Примітка: Зміни у  картці контакту не впливають на дані співробітника. Для редагування даних використовуйте виключно картку співробітника. Зміни через картку співробітника будуть автоматично  синхронізовано з полями даного контакту.

⚠️ Якщо користувач намагається змінити ІПН у картці контакту, яка пов’язана з карткою співробітника, система покаже попередження:  

​Також в картці контакту, створеній для нового Співробітника, у вкладці Бухоблік в розділі Бухгалтерські записи в полі Розрахунок з кредиторами автоматично заповнюється рахунок 661 "Розрахунки за заробітною платою".

​

​

При цьому слід зауважити, що для нарахування заробітної плати при створенні бухгалтерських записів пріоритетним буде Рахунок кредиту правила для типу структури заробітної плати, обраної в контракті співробітника.  

Наприклад,  якщо в співробітника в контракті вказано тип структури зарплати UA Зарплата працівників, то в зарплатному листку для нарахування заробітної плати буде вказано рахунок 661000 Розрахунки за заробітною платою, який вказано в правилі "Всього нараховано"

​