Розрахункові листи співробітників
Розрахункові листки
Розрахунковий листок — документ, що містить індивідуальну інформацію про нарахування, утримання та суму до виплати кожного працівника. В бухгалтерському обліку використовується для підтвердження розрахунків оплати з працівником.
Розрахунок заробітної плати співробітнику відбувається за допомогою документу “Розрахунковий лист співробітника”.
Розрахунок заробітної плати співробітнику відбувається за допомогою документу “Розрахунковий лист співробітника”.
Розрахункові листи співробітників знаходяться у пункті меню:
Зарплата/Розрахункові листи/Усі розрахункові листи
Залежно від типу розрахунку, розрахунковий лист може бути наступних типів:
- Аванс заробітної плати — для нарахування авансів із заробітної плати
- Лікарняні — для нарахування лікарняних
- Відпускні — для нарахування відпускних
- Заробітна плата — для нарахування заробітної плати, коригування.
Розрахункові листи з типом виплати “Аванс заробітної плати” не створюють бухгалтерських записів записів в журналах обліку.
Актуальні колонки у списку розрахункових листків:
| Назва колонки | Опис |
|---|---|
| Співробітник | ПІБ працівника, створеного розрахункового листка |
| Тип виплат | Відображає тип розрахунку: зарплата, аванс, відпускні, лікарняні |
| Назва групового рахунку | Інформаційне поле — період при групових розрахунках |
| Компанія (не за замовчуванням) | Назва компанії (актуально у мультикомпаніях) |
| Валовий оклад | Загальна сума нарахувань: (*суми по негрошових виплатах не включаються до підсумку у валовий оклад) |
| Базова заробітна плата | Сума окладу (без урахування доплат, надбавок, премій) |
| Негрошові виплати | Вартість нарахованих благ у натуральній формі (наприклад: додаткове благо) |
| ЄСВ | Нарахований єдиний соціальний внесок |
| ПДФО | Сума утриманого податку на доходи фізичних осіб |
| ВЗ | Сума утриманого військового збору |
| Інші відрахування | Додаткові утримання (аліменти, виконавчі документи тощо) |
| Чистий оклад | Сума, що підлягає виплаті працівнику після всіх утримань у розрахунковому листку |
| Статус | Поточний стан розрахункового листка: Чернетка / Очікування/Виконано/ Оплачено /Скасовано |
Ви можете налаштувати відображення колонок для своєї зручності, прибрати або додати необхідні колонки, натиснувши на кнопку налаштувань у правому верхньому куті
У списку "Розрахункові листки співробітника" можна застосовувати наявні фільтри для необхідного фільтрування відображення даних по списку розрахункових листків. Також є можливість згрупувати за різними ознаками, наприклад за періодом, типом виплат, співробітником, компанією, відділом тощо.
Для власного групування оберіть необхідні ознаки у випадному списку. Наприклад, Дата (місяць+рік) та Тип виплати інші варіанти для зручності відображення інформації
Для виведення інформації по підтвердженим розрахунковим листкам, які опубліковані в системі необхідно обирати фільтр "Виконано", та "Оплачено" за наявності різних статусів у списку розрахункових листків
Створений фільтр можна зберегти з у розділі Закладка.
Розрахунковий листок : Тип виплати "Заробітна плата"
У системі, при типі виплати "Зарплата", у розрахунковому листку відображається повна сума заробітної плати за період.
Якщо попередньо був сформований розрахунковий листок з типом виплати "Аванс", і за наявності Відшкодування попередніх періодів за період розрахункового листка то в розрахунку зарплати:
- наявна інформація про авансове нарахування, відшкодування і утримані з нього податки, але ці дані відображаються лише при активованому режимі розробника, щоб не перевантажувати інтерфейс основного розрахунку
- Сума утриманих податків з авансу, коригування по відшкодуванню попередніх періодів, автоматично вираховується до показників "До виплати" відповідного податку, а також суми оплати Авансу. Утримання по Відшкодуванню автоматично вираховується із суми "До виплати зарплата"
Натомість у загальному списку розрахункових листків:
- сума нарахованої зарплати по розрахунку типу виплати "заробітна плата" буде зменшена на розмір авансу (в т. ч. інші дані :податки, чистий оклад);
- оскільки аванс вже відображений окремим розрахунковим листком, його сума потрапить у підсумок списку як окрема позиція
- суми коригування поточних періодів відображатимуться із від'ємною сумою, та враховано у загальному підсумку нарахувань за період
Зверніть увагу! Якщо у періоді є як авансовий, так і основний розрахунковий листок, то сумарні підсумки у списку будуть коректними лише при врахуванні обох типів розрахункових листків — зарплатного та авансового. У звітності або порівнянні з ОСВ це слід враховувати.
Підсумок по наявних розрахункових листках заробітної плати включатиме всі наявні відображення записів.
Оскільки непідтвердженні документи не враховуються в бухгалтерських записах, то при звірянні з даними обліку, необхідно враховувати відображення за списком, налаштувати відповідні фільтри по статусах розрахункових листків
Статуси розрахункових листків
Статус показує поточний стан розрахункового листка у процесі розрахунку, перевірки та затвердження заробітної плати.
Зміна статусу відбувається автоматично після виконання відповідних дій у розрахунку (розрахунок, підтвердження, скасування тощо) або вручну — через масові дії у списку документів.
| № | Статус | Опис |
| 1 | Чернетка | Початковий стан розрахункового листка. Документ створено, але ще не розраховано. У цьому статусі дозволено редагування реквізитів, зміну умов для нарахування |
| 2 | Очікування | Документ розраховано, але ще не підтверджено. Всі дані щодо нарахувань і відрахувань сформовані, але можуть бути переглянуті перед затвердженням. |
| 3 | Виконано | Розрахунковий листок підтверджено і проведено в системі. Дані опубліковані на бухгалтерських рахунках. Редагування недоступне. |
| 4 | Скасовано | Документ анульовано. Опубліковані дані видаляються із запису журналу. Розрахункові дані не враховуються у підсумкових звітах. |
5 | Оплачено | Залишок по оплаті в розрахунку оплачений. Сума до виплати = "0" |
Це дозволяє користувачу швидко змінювати статуси декількох розрахунків одночасно, без необхідності відкривати кожен документ окремо, що особливо актуально при перерахунках заробітної плати або внесенні додаткових нарахувань (премій, доплат тощо).
| № | Назва дії | Призначення | Початковий статус документа | Статус після виконання |
| 1 | Скасувати | Переводить вибрані розрахункові листки у статус Скасовано. | Чернетка, Очікування, Виконано | Скасовано |
| 2 | Зробити чернеткою | Використовується для повернення скасованих РЛ у статус Чернетка з метою повторного розрахунку. | Скасовано | Чернетка |
| 3 | Розрахувати | Виконує масовий розрахунок (перерахунок) вибраних документів. | Чернетка, Очікування | Очікування |
| 4 | Переобчислити розрахунок | Виконує повний перерахунок таблиці розрахункового листка (еквівалент дії “Розрахувати листок”). | Чернетка, Очікування | Очікування |
| 5 | Підтвердити і провести | Підтверджує розрахункові листки та проводить їх у системі, переводячи у статус Виконано. | Очікування | Виконано |
6 | Створити платіж (Створити груповий платіж | Автоматично створює записи на оплату залишку суми до оплати у банківську виписку | Виконано | Оплачено |
Редагування рядків розрахункового листа
У розрахунковому листку доступна функція Редагування через меню Дії → Редагувати рядки розрахункового листа, яка дозволяє скоригувати суми нарахувань у розрахунковому листку, якщо автоматичний розрахунок потребує уточнення.
У вікні редагування відображаються всі записи та правила відповідно даних розрахункового листка. Користувач може внести зміни безпосередньо у верхній таблиці — система автоматично перерахує залежні правила, податки (ЄСВ, ПДФО, ВЗ) та суму до виплати, в т.ч. суму розрахунку суми резерву по працівнику.
⚙️ Зверніть увагу:
Коригувати кількість днів і годин у формі редагування неможливо — це необхідно для збереження відповідності з робочими записами та коректності звітної інформації щодо нарахувань заробітної плати.
Під час внесення змін до рядків розрахунку необхідно дотримуватись послідовності редагування зверху вниз — це забезпечує правильність автоматичних перерахунків залежних правил.
Після підтвердження редагування оновлені дані записуються у розрахунковий листок і враховуються у подальших розрахунках.
⚠️ Особливості та застереження
У разі редагування суми за правилами “Нарахування ЄСВ”, система не виконує автоматичного оновлення бази для нарахування ЄСВ у звітності ЄСВ та ПДФО (Дод.1- гр.17).
При зміні сум, які впливають на мінімальні розрахункові показники (доплата до МЗП, донарахування ЄСВ), потрібно перевіряти коректність оновлених сум та, за потреби, виконати ручне коригування.
При редагуванні сум податків за автоматичними розрахунками по додатковому благу (ДБ) необхідно додатково перевіряти коректність кінцевих розрахунків — нарахувань до виплати, а також відображення у розрахункових списках, відомостях та звітності.
Пам’ятка!
При редагуванні розрахункового листка, який містить технічні рядки (наприклад, записи по відпустках, лікарняних або відповідних податкових правилах), такі рядки відображаються у формі редагування, але не підлягають ручному зміненню.
Ручне втручання у технічні рядки може призвести до помилок у подальших автоматичних розрахунках.
Друкована форма Зарплатного листка
Система надає можливість сформувати друковану форму Зарплатного листка наступним шляхом:
1. Безпосередньо з форми розрахункового листа за допомогою кнопки Друк:
Друкована форма зарплатного листка за "Відшкодуванням" :
(Розрахунковий листок / тип виплати Заробітна плата Відшкодування/Друк)
2. Або зі списку розрахункових листів за допомогою групової дії Друк:
На ваш комп'ютер завантажиться PDF-файл.
Приклад розрахункового листка
