На осінніх Odoo Days команда Self-ERP представила дві доповіді про використання ERP у різних бізнес-сценаріях. Бізнес-аналітик Катерина Тірин розповіла, як поєднати регламентований та управлінський облік у міжнародній групі компаній з різними локалізаціями. Провідний бізнес-аналітик Віктор Гордієнко поділився досвідом впровадження ERP-системи на виробничому мілтек-підприємстві, яке відмовилося від російського програмного забезпечення 1С для ведення обліку.
Обидва виступи об'єднує спільна ідея, а саме облік має бути інтегрований з операційною діяльністю підприємства. Коли фінансові та управлінські показники формуються на основі тих самих даних, що використовуються у виробництві, закупівлях, продажах і сервісі, компанія може аналізувати результати діяльності без дублювання інформації та додаткового ручного зведення даних.
Як поєднати управлінський та регламентований облік на основі спільних даних?
Катерина Тірин почала з принципу, який команда пояснює клієнтам на старті кожного проєкту – управлінський облік має формуватися на основі тих самих операцій, що й регламентований. Документ відображається в обліку конкретної юридичної особи з її планом рахунків, правилами та валютою. До операції додаються аналітичні дані, за якими можна формувати управлінську звітність у потрібних розрізах. Завдяки цьому немає потреби повторно вводити ті самі операції та звіряти дані між двома обліковими системами.
Спікерка описала типову ситуацію на початку таких проєктів. Регламентований облік ведеться в одній системі, управлінський – у таблицях. Дані зводять вручну, а потім передають у BI-систему для підготовки звітності керівництву. Коли компанія обробляє тисячі операцій щомісяця, частина з яких має відображатися у звітності майбутніх періодів, інколи протягом кількох років, така схема потребує значних трудовитрат. Зростає ризик помилок й розбіжностей, які доводиться шукати та пояснювати.
Тому проєктування облікової системи варто починати з аналізу звітів, які потрібні компанії. На їх основі визначають, які дані необхідно збирати та де відрізняються правила регламентованого й управлінського обліку. Для одних операцій достатньо додаткової аналітики до спільних записів, для інших можуть знадобитися окремі журнали або коригування. Такий аналіз допомагає визначити структуру обліку ще до початку налаштування системи.
“Управлінський облік – це вимір регламентованого, а не паралельна система записів. До операцій додається аналітика, на основі якої можна будувати різні погляди на бізнес”, – говорить Катерина.
Корисно буде ознайомитися зі статтею Мультикомпанія в Odoo: як вести облік кількох компаній в одній системі
Як організувати облік і звітність міжнародної групи компаній
Катерина продемонструвала роботу Odoo на прикладі шести компаній: п'яти юридичних осіб із різними локалізаціями та окремої управлінської компанії для звітності групи. Кожна юридична особа веде облік за власними правилами, а управлінська звітність формується на основі спільних даних без повторного перенесення операцій. Для групових звітів використовуються окрема структура статей і курси валют відповідно до управлінських правил.
Під час демонстрації спікерка показала чотири механізми, які допомагають організувати таку звітність.
Зіставлення планів рахунків. У різних країнах діють власні плани рахунків, а локальні звіти можуть використовувати їхні коди для визначення статей. Тому уніфікація кодів здатна порушити структуру регламентованої звітності.
Робота з кількома валютами. Валюта первинного документа, валюта обліку юридичної особи та валюта управлінської звітності групи можуть відрізнятися. При цьому компанії можуть використовувати різні джерела валютних курсів.
Виключення внутрішньогрупових операцій. Продажі між компаніями групи відображаються в окремих журналах. Для формування групового звіту використовується окрема бухгалтерська книга, налаштована на виключення відповідних журналів.
Налаштування управлінських звітів. Вбудований редактор Odoo дає змогу створити копію готового звіту та змінити його структуру без додаткової розробки.
Окрему частину демонстрації Катерина присвятила розподілу витрат на команду, які для продуктової компанії становлять значну частину собівартості. Відпрацьований час співробітників фіксується безпосередньо в проєктах Odoo або раз на місяць завантажується із системи обліку робочого часу. Модуль Oblik-ERP використовує ці дані для визначення частки часу, витраченого на кожен проєкт, і відображає відповідну інформацію в розрахунковому листку співробітника. У результаті нарахування відображаються в регламентованому обліку, а витрати розподіляються між продуктами для управлінської звітності.
Також під час планування проєкту варто перевірити, наскільки вибрана локалізація покриває вимоги регламентованого обліку, які звіти доступні та що потребуватиме додаткових налаштувань. Для українських компаній відповідні облікові функції забезпечує рішення Oblik-ERP.
Цікавим буде порівняння Odoo vs Dynamics 365: що обрати українському бізнесу
Виробничий кейс Self-ERP з аудитом на основі даних Odoo
Початковий запит клієнта стосувався регламентованого обліку, але з важливою умовою: бухгалтерські дані мали формуватися безпосередньо на основі виробничих, складських та інших операцій підприємства. Тому проєкт охопив також розрахунок собівартості кожного виробничого контракту з урахуванням загальновиробничих витрат та інтеграцію сервісного обслуговування з виробництвом.
Основою простежуваності виробів став серійний номер. Зараз у системі їх близько 20 тисяч. За серійним номером можна простежити зв'язок виробу з виробничим контрактом, закупівлями, витратами, розрахунком собівартості, продажем і подальшим сервісним обслуговуванням, зокрема гарантійними зобов'язаннями.
Для роботи з ремонтами інженери використовують окремий портал, де бачать заявки та їхні статуси, обліковують витрачений час і контролюють відправлення через інтеграцію з Новою поштою. За час проєкту кількість ремонтів зросла з кількох десятків до майже 1500 на місяць.
Крім цього, за час впровадження підприємство суттєво масштабувалося. На початку проєкту тут працювало близько 300 осіб, зараз у системі налічується приблизно 750 активних трудових контрактів. Кількість виробничих замовлень у третьому кварталі зросла в 4,5 раза порівняно з аналогічним періодом минулого року. При цьому базову архітектуру системи не довелося перебудовувати.
Масштаб автоматизації показують цифри. 83% бухгалтерських записів формуються автоматично на основі складських і виробничих операцій. У системі накопичено понад 4 млн бухгалтерських записів, 660 тис. рухів запасів і 35 тис. виробничих замовлень. Для автоматизації окремих операцій налаштовано 71 автоматичну дію.
Окремо Віктор Гордієнко відмітив, що цього року виробниче підприємство, яке випускає технічно складні вироби, пройшло аудит в одній із компаній Великої четвірки. Усі дані, надані аудиторам, були сформовані в Odoo.
Також рекомендуємо до прочитання Топ-6 рішень Odoo для виробництва
Висновок
Обидва виступи показали, як організувати регламентований та управлінський облік на основі спільних операційних даних. Незалежно від того, чи йдеться про міжнародну групу компаній, чи про виробниче підприємство, така організація обліку скорочує дублювання інформації, ручне перенесення даних і потребу в додаткових звірках.
Для компаній, які планують перехід з 1С/BAS на Odoo або об'єднання обліку кількох юридичних осіб, досвід спікерів підказує послідовність дій, яка допомагає уникнути механічного перенесення старих схем роботи в нову систему та зосередити впровадження на тих змінах, які скорочують ручну роботу й забезпечують потрібну деталізацію обліку.