*Проєкт «Облік для України», що раніше реалізовувався компанією Self-ERP, виріс в окремий продукт — Oblik-ERP. Тепер більше інформації про рішення, його функції та переваги доступно на власному сайті.
Reface — група компаній із кількома юридичними особами в різних юрисдикціях. Бізнес працює з різними типами договорів, мультивалютними розрахунками та кількома моделями нарахувань. Для такої структури важливо мати узгоджений облік, прозору фінансову консолідацію та контроль над даними на рівні всієї групи.
Зі зростанням операційної складності фінансові процеси ставали дедалі більш навантаженими. Раніше суттєва частина операцій виконувалася вручну, зокрема визнання відстрочених доходів і витрат. Розподіл коштів за аналітичними рахунками потребував постійного контролю, додаткових перевірок.
Підготовка звітності займала більше часу, а фінансова команда витрачала значний ресурс на операції, які можна було автоматизувати. Бізнесу потрібно було рішення, яке об’єднає фінансові процеси на одній платформі, синхронізує дані між компаніями групи та зменшить залежність від ручної роботи.
Бізнес-цілі та передісторія проєкту
На початку спільної роботи ми зосередилася на завданнях, що виникали через складну фінансову модель Reface. Головний запит полягав у тому, щоб зменшити операційне навантаження та створити єдиний простір для управління фінансами всієї групи компаній.
Для цього обрали платформу Odoo. Вона мала стати основою для управлінського та регламентованого обліку групи Reface, об’єднати фінансові потоки й забезпечити коректну роботу з даними між юридичними особами.
Окрему увагу приділили автоматизації щоденних облікових операцій. Система мала зменшити кількість механічних дій, спростити розподіл даних в аналітиці та закласти основу для стабільної фінансової моделі, готової до масштабування.
Дізнайтеся більше про Масштабування виробництва з Odoo та комплексним обліком у єдиній системі. Кейс Brave technics
Завдання, які потребували вирішення
Практичний перелік завдань був спрямований на побудову спільного облікового середовища для Reface. Основні напрями роботи включали наступні пункти:
- Об’єднання управлінського та регламентованого обліку в одному цифровому просторі для всіх компаній групи.
- Стандартизація облікових методик між різними напрямами та юридичними особами для однакової обробки операцій.
- Адаптація регламентованих процесів під чинне законодавство та Трудовий кодекс України.
- Налаштування автоматичного формування регламентованої звітності без використання сторонніх програм чи таблиць.
- Підтримка різних форматів співпраці, схем нарахувань і виплат у межах групи.
- Організація мультивалютного обліку із гарантією точності всіх фінансових даних.
- Зменшення кількості ручної роботи, ліквідація дублювання інформації та мінімізація ризиків помилок.
- Навчання фахівців клієнта на прикладі практичних робочих ситуацій у системі Odoo.
Такий перелік став основою для переходу до єдиної фінансової системи, у якій облік, аналітика й звітність працюють узгоджено. Для бізнесу це означало більше контролю, гарантія прозорості та можливість розширювати бізнес без втрати якості даних.
Стратегія та кроки реалізації
Для виконання цих завдань ми розробили рішення на базі Odoo, інтегрувавши туди власний продукт “Облік для України” (Oblik-ERP). Спеціалісти зосередилися на побудові спільної платформи для Reface, яка поєднує управлінський та регламентований контури.
Розроблене рішення складалося з таких складових елементів:
1
Налаштування управлінського обліку
2
Ведення бухгалтерського та податкового обліку
3
Автоматизація обліку ПДВ та формування офіційної звітності
4
Налаштування процесів розрахунку заробітної плати
5
Організація обліку одразу для 6 компаній групи
6
Робота з різними варіантами зайнятості та моделями виплат
7
Коректне проведення мультивалютних операцій
8
Технічні доопрацювання системи під індивідуальні вимоги клієнта
9
Навчання фінансового та операційного відділів
Головну увагу ми приділяли об’єднанню критично важливих фінансових процесів у спільному середовищі та забезпеченню чіткої взаємодії між підрозділами. Також систему адаптували під внутрішні алгоритми Reface та підготували людей до роботи за новими правилами.
Фактори, що впливали на процес впровадження
Система створювалася для групи з шести компаній, які зареєстровані в різних юрисдикціях та використовують кілька моделей взаємодії зі штатом й підрядниками. Odoo мала відобразити цю операційну специфіку в єдиній логіці обліку, зберігши повну узгодженість даних.
На перебіг проєкту впливали такі фактори як:
Багатокомпанійна структура, яка вимагає одночасної синхронізації обліку між різними юридичними особами
Співіснування кількох типів працевлаштування та контрактів
Розрахунки зарплат, бонусних виплат, відпускних та оплати послуг підрядників
Мультивалютність усіх фінансових потоків
Глибока деталізація витрат і доходів за аналітичними напрямами
Специфіка відображення внутрішньогрупових операцій в обліку
Тому умови впровадження не обмежувалося стандартним налаштуванням Odoo. Проєкт вимагав глибокої адаптації системи під фактичні процеси Reface, щоб гарантувати точність та цілісність загальної фінансової моделі.
Рекомендуємо до прочитання Як IT-компаніям побудувати єдину фінансову систему в Odoo управлінський облік, payroll та multi-company
Практичне навчання команди
Важливою частиною стало навчання співробітників Reface роботі в Odoo. Програма базувалася на щоденних операціях фінансового відділу та охоплювала всі основні блоки системи.
До плану навчального курсу включені теми:
- Загальні правила роботи в системі та використання аналітичних рахунків.
- Керування дебіторською заборгованістю, створення інвойсів та кредит-нот.
- Облік ПДВ в Україні, завантаження податкових накладних та формування декларацій.
- Контроль кредиторської заборгованості, робота з рахунками постачальників, авансовими витратами та кредит-нотами.
- Банківські операції, завантаження виписок та звіряння платежів.
- Робота з різними валютами та розрахунок курсових різниць.
- Облік основних засобів компанії.
- Розрахунок заробітної плати в Україні, включаючи відпустки, бонуси, утримання та виплати.
- Проведення та відображення операцій між компаніями всередині групи.
В основі навчання лежали ситуації, які повністю повторюють щоденні завдання Reface, щоб команда впевнено могла почати роботу в новому спільному цифровому просторі.
Адаптація системи під індивідуальні вимоги бізнесу
Окремий блок робіт стосувався адаптації стандартної логіки Odoo до операційних процесів Reface. Завдання полягало в тому, щоб система коректно відображала специфіку обліку групи та зменшувала кількість ручних дій у роботі фінансової команди.
У межах технічних налаштувань фахівці реалізували наступні рішення:
- Додавання нових полів до стандартних облікових та кадрових документів.
- Створення індивідуальних друкованих форм і функціональних кнопок для специфічних операцій.
- Автоматизація окремих бухгалтерських процесів та розрахунку зарплати.
- Впровадження автоматичного розподілу операцій за аналітичними рахунками на основі заздалегідь прописаних правил та автоматичних дій (automated actions), що прибрало потребу призначати аналітику вручну.
- Модернізація процесів роботи зі штатним розписом, договорами, розрахунковими листами (payslips) та журнальними проведеннями (journal entries).
- Налаштування аналітичного обліку в розрізі конкретних продуктів.
- Розробка кастомних звітів за специфічними запитами керівництва.
Завдяки цим змінам систему вдалося повністю синхронізувати з реальними операціями компанії, що зробило роботу фінансової команди структурованою та передбачуваною.
Корисним буде Дослідження МСБ в Україні аналітика, проблеми та шляхи розвитку
Результати для бізнесу
У результаті впровадження Odoo компанія Reface отримала централізовану екосистему для всієї групи, забезпечивши злагоджену роботу з фінансовими даними. Серед головних фінансових та операційних результатів варто виділити наступні досягнення:
- Запущено єдиний простір для управлінського та регламентованого обліку групи компаній.
- Автоматизовано бухгалтерську та податкову діяльність разом із підготовкою офіційної звітності.
- Створено умови для стабільної роботи в багатокомпанійному та мультивалютному середовищі.
- Консолідовано всі фінансові потоки та налаштовано зрозумілу управлінську аналітику.
- Суттєво зменшено частку ручних дій у щоденних фінансових операціях.
- Знижено ризик людських помилок завдяки автоматичним алгоритмам та єдиним правилам обробки інформації.
- Підвищено рівень контролю та стабільності фінансової системи загалом.
- Команда повністю підготовлена та адаптована до роботи в новому цифровому середовищі.
Нова система переросла масштаби звичайного інструменту для обліку та перетворилася на надійну інфраструктурну базу для фінансового управління. Вона забезпечує високу керованість, прозорість та дозволяє вільно масштабувати фінансові процеси без втрати контролю за якістю даних.
Висновки
Досвід Reface доводить, що Odoo разом із модулем “Облік для України” здатна стати надійним фундаментом для створення спільної облікової системи у групах компаній зі складною структурою, різними юрисдикціями, валютами та форматами взаємодії з контрагентами.
Цього результату вдалося досягти завдяки поєднанню базових можливостей платформи, точкових доопрацювань під індивідуальні вимоги бізнесу та практичного навчання співробітників. Такий баланс дозволив інтегрувати систему у щоденні операційні процеси фінансового відділу.
Клієнт отримав прозору та цілісну фінансову архітектуру, яка повністю підтримує щоденну діяльність групи та слугує надійною основою для подальшого розвитку й масштабування фінансових процесів компанії.
Плануєте впорядкувати фінансовий облік у групі компаній? Self-ERP допоможе побудувати систему на базі Odoo, яка об’єднає процеси, дані та звітність в одному середовищі. Залишайте заявку для уточнення деталей.