Що таке Облік для України від Self-ERP? Повний огляд функціоналу

В умовах сьогодення українському бізнесу потрібні гнучкі та водночас законодавчо сумісні інструменти для ведення обліку. Саме таким рішенням є модуль «Облік для України» від Self-ERP, що дозволяє автоматизувати фінансовий, податковий та кадровий облік відповідно до місцевих вимог.

Рішення розроблене на базі міжнародної ERP-системи Odoo, адаптоване до вимог українського законодавства та бізнес-практик. У статті розглянемо, які саме можливості включає цей модуль, і як він може бути корисним для малого, середнього або сервісного бізнесу в Україні

Що таке Облік для України? Основні можливості модуля 

«Облік для України» — це модуль для системи Self-ERP на базі Odoo Enterprise, створений з урахуванням вимог українського законодавства. Він розширює стандартний функціонал ERP-системи для ведення повноцінного бухгалтерського, податкового та управлінського для бізнесу в Україні.

Модуль дозволяє автоматизувати щоденні фінансові операції, спростити підготовку звітності, враховувати податкові особливості (включно з ПДВ, мінімальною зарплатою, індексацією тощо), вести облік зовнішньоекономічної діяльності та керувати персоналом.

До основних напрямків, які охоплює модуль, належать:

• Облік коштів
• Взаєморозрахунки
• Кадровий облік
• Заробітна плата
• ПДВ
• Зовнішньоекономічна діяльність (ЗЕД)
• Основні засоби
• Звітність

Розглянемо кожну функцію окремо детальніше.

Облік руху грошових коштів

Функціонал дозволяє вести точний контроль за надходженнями та витратами компанії, забезпечує прозорість фінансових потоків та автоматизує ключові процеси банківського обліку. Які інструменти тут є:

• Аналітика “Стаття руху грошових коштів” дає змогу відстежувати джерела надходжень та напрями витрат. Кожна операція прив’язується до статті РГК, а групування статей дає узагальнену фінансову аналітику.
• Звіт про рух грошових коштів формує наочний звіт про надходження, витрати та залишок коштів за обраний період, готовий для експорту або внутрішнього використання.
• Допрацьований інтерфейс банківської виписки передбачає, що кожну транзакцію можна деталізувати, вказавши статтю РГК, договір або замовлення, що полегшує зіставлення виписок з операціями.
• Імпорт CSV та XLS для швидкої обробки транзакцій і автоматичного зіставлення з рахунками, договорами та статтями РГК.
• Локалізація для Плану Рахунків ПСБО забезпечує сумісність обліку з українськими стандартами, ізоляцію локалізації для компаній, які використовують План рахунків ПСБО від Odoo.

Облік взаєморозрахунків

Функціонал дозволяє контролювати платежі та аванси, відстежувати фінансові зобов’язання компанії та контрагентів. Інструменти:

• Аналітика “Договір з контрагентом” дає змогу відстежувати стан оплат за кожним договором та контролювати виконання фінансових зобов’язань.
• Авансові звіти у валюті компанії — функція дозволяє формувати та друкувати звіти по авансах та платежах, спрощуючи облік і звітність.
• Допрацьований звіт “Розрахунки з партнерами” для групування даних по договору або замовленню та накладання фільтрів по рахунку, наприклад 361, для точного аналізу взаєморозрахунків.

Облік ПДВ

Інструмент додатково включає три окремі розділи. 

Документи

Функціонал передбачає ведення обліку ПДВ через роботу з ключовими документами та автоматизацію обміну інформацією з податковими сервісами. 

Основні можливості:  

• Документ “Податкова накладна” — створення та реєстрації ПН відповідно до вимог законодавства.
• Документ “Розрахунок-коригування” — коригування до раніше виставлених ПН, забезпечуючи точність обліку.
• “Податковий документ постачальника” фіксує отримання від контрагентів ПДВ-документів та контролю їх відповідності.
• Вивантаження в XML — функція експорту ПН та РК у формат XML для подання у податкові сервіси або збереження для внутрішнього обліку.
• Імпорт податкового документа постачальника з XML дає можливість автоматично завантажувати документи, отримані з сервісів подання звітності, для точного та швидкого обліку.
• Split та Merge податкових накладних для розділення або об’єднання ПН у разі необхідності коригування або групування операцій.
• Контроль номенклатури в інвойсах та ПН – формування ПН лише на ті товари чи послуги, по яких ще не виписані накладні, запобігаючи помилкам та дублюванню.

Звіт "Перша подія"

Функціонал дозволяє автоматизувати облік ПДВ на етапі виникнення першої події, що спрощує формування звітності та зменшує ризик помилок. Що охоплює звіт:

• Автоматичний розрахунок першої події обчислює першу подію в розрізі вказаної аналітики на рівні партнера.
• Автоматичне формування записів по першій події та податкових накладних для швидкого створення всіх необхідних записів та ПН без ручного введення.
• Автоматичне формування розрахунків-коригувань при поверненні товару або коштів дає змогу коригувати облік ПДВ у разі повернення, забезпечуючи точність документів.
• Можливість переходу в сформовані документи зі звіту – швидкий перегляд та редагування документів прямо із звіту.
• Зв’язок між документом джерелом першої події та податковим документом дає контроль відповідності та прозорості між джерельними операціями та ПН.

Додаткові інструменти ПДВ

Цей розділ обліку ПДВ забезпечує додаткові механізми контролю та автоматизації для точності звітності та спрощення роботи бухгалтерів. 

• Механізм відстеження першої події в розрізі аналітик (в цілому, договір, замовлення) – інструмент контролю виникнення ПДВ за різними рівнями аналітики.
• Касовий метод ПДВ (для ПЗ) – можливість нараховувати ПДВ на момент фактичної оплати, а не на дату події.
• Автоматичне формування податкової накладної із сесії точки продажів для швидкого виписування ПН без ручного введення після продажу.
• Відображення податкового кредиту при імпорті для точного обліку ПДВ при ввезенні товарів або послуг.
• Формування податкової накладної із інвойсу при експорті – можливість автоматично генерувати ПН на основі експортних інвойсів.
• Декларація з ПДВ та автоматичне її заповнення для швидкого та точного формування ПДВ-звітності для подання.
• Пропорційний ПДВ для автоматичного розрахунку ПДВ у випадках пропорційного віднесення податку.

Облік зовнішньоекономічної діяльності

Функціонал дозволяє вести облік операцій з іноземними контрагентами та товарами, забезпечуючи точність валютних розрахунків, митної документації та ПДВ. Які завдання покриває:

• Формування собівартості імпортних товарів та механізм розподілу додаткових витрат за даними ВМД – інструмент для точного розрахунку собівартості імпортованих товарів з урахуванням усіх додаткових витрат, зазначених у вантажних митних деклараціях, що забезпечує коректний облік та контроль витрат.
• Формування доходу при експорті – можливість автоматично визначати дохід від експортних операцій для правильного обліку та звітності.
• Звіт “Розрахунки з партнерами у валюті” – інструмент контролю за валютними розрахунками з контрагентами та аналізу залишків у валюті.
• Купівля валюти – функція обліку операцій з купівлі іноземної валюти для ведення точного валютного обліку.
• Продаж валюти – облік операцій з продажу валюти та автоматичного відображення результату в бухгалтерії.
• Синхронізація курсів валют з НБУ – механізм автоматичного оновлення курсів валют за даними Нацбанку для правильного перерахунку валютних операцій.
• Доопрацьований механізм переоцінки на дату балансу – інструмент переоцінки валютних рахунків та монетарних статей на дату балансу за методом сторно та групування, забезпечуючи коректне відображення фінансових результатів.

Облік основних засобів 

Центральний інструмент для управління всіма операціями з активами компанії, що забезпечує зручність і контроль. Ключові функції:

• Купівля основних засобів та введення в експлуатацію для обліку придбання активів і їх введення в робочий стан.
• Продаж основних засобів – облік відчуження активів з відображенням фінансових результатів.
• Ліквідація основних засобів – інструмент для списання активів, що більше не використовуються.
• Методи нарахування амортизації 50/50 та 100% – механізм обліку амортизації різними способами відповідно до потреб компанії та податкових вимог.
• Зв’язок активів з устаткуванням в модулі “Обслуговування” для контролю зв’язку між основними засобами та їх використанням у сервісних процесах.
• Внесення початкових залишків – можливість коректно вводити існуючі активи на початок облікового періоду.
• Податковий облік ОЗ (амортизація) для правильного нарахування амортизації відповідно до податкового законодавства.

Кадровий облік

Функціонал дозволяє вести облік персоналу компанії, контролювати штатний розклад, документи співробітників та кадрові процеси. Які завдання покриває:

• Кадрові накази – інструмент для створення та обліку наказів щодо прийому, переведення, звільнення та інших кадрових змін.
• Друковані форми наказів (П-1, П-4 та П-3) – можливість формувати стандартні друковані форми наказів відповідно до нормативних вимог.
• Універсальна друкована форма кадрового наказу для створення будь-яких кадрових наказів у зручному форматі.
• Штатний розпис та його друкована форма для обліку структури компанії, штатів та планування витрат на персонал з можливістю друку.
• Друкована форма П-2 (особова картка працівника) для ведення персональних даних співробітників у стандартизованій формі.

Заробітна плата

Інструмент дозволяє автоматизувати нарахування, облік та виплату заробітної плати відповідно до вимог українського законодавства. Функціональні блоки: 

• Облік робочого часу та формування табелю для ведення обліку відпрацьованого часу працівників із можливістю формування та друку табеля обліку робочого часу за встановленою формою.
• Нарахування авансів – можливість розраховувати аванс працівникам двома способами: за перші 15 днів або у фіксованому відсотку від заробітної плати.
• Розрахункова платіжна відомість – це друкована форма, яка відображає детальну інформацію про нарахування, утримання та суму до виплати для кожного працівника.
• Нарахування заробітної плати (по окладу та погодинно) – можливість автоматично розраховувати оплату праці згідно з графіком роботи працівника та типом зайнятості, включаючи стандартні й гнучкі моделі оплати. Підтримується: розрахунок понаднормового часу (вихідні, святкові, нічні години); оплата відряджень; додаткові нарахування та утримання (премії, аліменти тощо); врахування ПСП; донарахування до мінімальної ЗП; неповний та скорочений робочий час; облік додаткових благ.
• Нарахування відпускних та лікарняних забезпечує розрахунок стандартних і перехідних лікарняних, а також компенсацій за невикористану відпустку при звільненні з відображенням у звітності.
• Резерв відпусток дозволяє формувати резерви на виплату відпускних для точнішого фінансового планування.
• Нарахування індексації – автоматичний розрахунок індексації зарплати відповідно до законодавства.
• Механізм групового нарахування зарплати дає змогу одночасно виконувати нарахування для групи працівників за заданими параметрами.
• Відображення ФОП по виплаті у звітності – коректне відображення фонду оплати праці у звітах для податкових та контролюючих органів.

Рішення для сервісних організацій (в т.ч. резидентів Дія.City)

Функціонал орієнтований на компанії, які надають послуги, зокрема ІТ-бізнес, консалтинг, маркетинг, підтримку тощо. Він дозволяє вести облік доходів за договорами, актами та інвойсами, автоматизує розрахунок зарплат ІТ-фахівців, включаючи специфіку резидентів Дія.City, та забезпечує прозору фінансову аналітику для сервісних моделей бізнесу. Які задачі вирішує:

• Нарахування винагороди в іноземній валюті з конвертацією – можливість нараховувати дохід працівникам у валюті договору з автоматичним перерахунком у валюту компанії.
• Нарахування зарплати працівникам Дія.City – підтримка виплат як гіг-контракторам, так і найманим працівникам відповідно до вимог правового режиму.
• Розподіл зарплати на проєкти – інструмент для рознесення витрат на оплату праці між проєктами для детальної фінансової аналітики.
• Розрахунок компенсації ФОП для обліку й виплат компенсацій ФОПам, що працюють з компанією за контрактом.
• Нарахування авансів – можливість попередньої виплати частини винагороди відповідно до заданих умов (у т.ч. у % або за період).

Звітність 

Функціонал забезпечує формування регламентованої звітності відповідно до чинного українського законодавства. Він дозволяє готувати та вивантажувати звіти у форматах, що приймаються контролюючими органами, автоматизуючи підготовку документів та зменшити ризик помилок. 

Ключові опції:

• Баланс, 1-М – це звіт для малих підприємств, який відображає стан активів, зобов’язань та капіталу на певну дату у форматі, передбаченому державною статистикою.
• Звіт про фінансовий результат, 2-М – форма для подання показників доходів, витрат і фінансового результату діяльності малих підприємств.
• Оборотно-сальдова відомість по ТМЦ (Відомість по запасам) – звіт, що відображає рух товарно-матеріальних цінностей за період, з розбивкою по рахунках, складах або номенклатурі.
• Баланс для середніх та великих підприємств – повна форма звіту, яка відповідає вимогам ПСБО для більш деталізованого відображення фінансового стану.
• Звіт про фінансовий результат для середніх та великих підприємств – це розширена форма звіту про доходи, витрати та прибуток для підприємств, які ведуть повний облік відповідно до стандартів.

Замість висновку - переваги використання Обліку для України від Self-ERP

Обираючи Облік для України, користувачі отримують поєднання світового досвіду управління процесами й локальних бухгалтерських інструментів, заточених під реальні задачі українських компаній. 

Головні переваги: 

• Адаптація до українських реалій. Рішення створено українськими експертами з урахуванням місцевих вимог.
• Сучасна платформа. Odoo є однією з популярніших ERP-систем у світі для малого та середнього бізнесу.
• Безпека. Odoo EE відповідає найвищим стандартам безпеки та має всі необхідні сертифікати.
• Гнучкість. Систему інтегрується з іншими сервісами та дозволяє доналаштувати під конкретні потреби бізнесу.

Якщо ви шукаєте рішення, яке дозволяє працювати ефективно й сучасно — «Облік для України» від Self-ERP може стати надійною основою для розвитку вашого бізнесу.

Настав час перейти на інструменти, які працюють на вас — автоматизовано, прозоро й без зайвих ускладнень. 

Залишайте заявку та наша команда зв'яжеться з вами найближчим часом.