Превью кейсу
Клієнт: Аспен Інститут Київ
Галузь: розвиток лідерства, програми, семінари, події та спільнота
Тип компанії: неприбуткова організація
Особливості: реалізація програм і подій, робота з великою кількістю заявок та учасників, розвиток довгострокової спільноти випускників, потреба в централізованому управлінні даними та комунікаціями
Результат: Впровадження Odoo ERP об’єднало управління програмами, учасниками та комунікаціями в єдину цифрову платформу. Організація отримала прозорі операційні процеси, автоматизований відбір учасників та технологічну основу для масштабування програм і цифрових сервісів.
Профіль клієнта
Аспен Інститут Київ — організація, що працює у сфері розвитку ціннісного лідерства та об’єднує представників бізнесу, державного сектору й громадянського суспільства. Інститут реалізує програми, семінари, події та інші формати взаємодії зі спільнотою, спрямовані на розвиток відповідального лідерства та довгострокову роботу з учасниками й випускниками задля побудови доброго суспільства.
Зі зростанням кількості програм та розширенням спільноти організація зіткнулася з потребою централізувати управління подіями, заявками, комунікаціями та контактною базою. Для цього було обрано Odoo, яка допомогла консолідувати основні процеси в єдиній системі управління, підвищити прозорість операцій та створити технологічну основу для подальшого масштабування.
Завдання та проблеми, які потребували автоматизації
Аспен Інститут Київ прагнув підтримати масштабування програм та розвиток спільноти. Для цього необхідно було об’єднати ключові операційні процеси в єдиній цифровій платформі.
Основні виклики:
Розрізнене управління подіями, заявками та комунікаціями
Відсутність централізованого контролю за учасниками та контактною базою
Велика кількість анкет та форм для спільноти, що потребувала ручної обробки.
Необхідність прозорого відбору учасників та аналітики даних.
ERP-рішення дозволило створити цілісну цифрову інфраструктуру, яка підтримує управління подіями, анкетування учасників, роботу особистого кабінету, комунікації, фінанси та внутрішню взаємодію команди.
Рекомендуємо до прочитання кейс Як Odoo ERP оптимізувала процеси, автоматизувала продажі та підвищила прозорість управління в IT?
Підхід до впровадження ERP: рішення та практичні кроки
Проєкт впровадження ERP став основою нової цифрової платформи організації, що забезпечує масштабування програм та розвиток спільноти.
Обраний підхід передбачав наступні етапи:
Централізація всіх операційних процесів в єдиній системі
Автоматизація взаємодії з учасниками та обробки заявок
Інтеграція фінансових процесів та комунікацій
Поступове впровадження модулів Odoo із тестуванням та навчанням команди
Далі розглянемо, як змінилися процеси організації.
Управління подіями та програмами
Команда отримала централізований інструмент управління подіями та програмами, що зробило процеси більш структурованими, прозорими та контрольованими.
Можливості системи Odoo ERP:
- Створення та структурування подій і програм
- Контроль процесу реєстрації та статусів учасників
- Автоматичне формування та оновлення списків учасників
- Відстеження динаміки участі та ключових показників
- Аналітика для планування майбутніх програм
У результаті Аспен Інститут Київ має централізоване управління, що значно спростило координацію команди та заклало основу для масштабування програм і цифрових сервісів.
Особистий кабінет учасника події
ERP надала учасникам персоналізований онлайн-кабінет – єдину точку доступу для:
- керування профілем та контактними даними;
- перегляду історії участі в програмах та подіях;
- отримання доступу до навчальних матеріалів;
- відстеження прогресу та статусу участі;
Впровадження особистого кабінету зменшило кількість запитів до команди та підвищило ефективність взаємодії між організацією та учасниками.
Робота з формами, анкетами та збір заявок
ERP забезпечила гнучке створення та управління онлайн-формами та анкетами:
- Онлайн-анкетування для програм і подій безпосередньо на сайті. Відповіді автоматично зберігаються у системі.
- Форми зворотного зв’язку та реєстрації нових членів спільноти.
Команда отримала можливість:
- створювати анкети різної складності;
- автоматично обробляти та аналізувати відповіді;
- зберігати дані структуровано та проводити аналітику.
Результатом є ефективний збір даних, швидкий аналіз, скорочення ручної роботи команди та підтримка прийняття рішень у реальному часі.
Управління заявками та відбором учасників
Заявки інтегровані з CRM Odoo, що дозволило:
- відстежувати статуси аплікантів на всіх етапах;
- аналізувати відповіді анкет;
- фільтрувати та сегментувати заявки;
- оцінювати кандидатів та ухвалювати рішення на основі даних.
Такий підхід забезпечив прозорість процесу відбору, скоротив час на обробку заявок та підвищив ефективність роботи команди з кандидатами.
Єдина база контактів спільноти
Централізована база об’єднала учасників, випускників, партнерів, донорів та членів спільноти.
ERP дозволила:
- Зберігати історію взаємодій з контактами.
- Формувати повну картину участі в програмах.
- Аналізувати активність та залученість для планування ініціатив.
Результатом цих змін стало підвищення ефективності роботи команди, прозорість процесів.
Автоматизація комунікацій
ERP інтегрувала управління комунікаціями з email-платформою.
Завдяки цьому рішенню команда може:
- Надсилати автоматичні та персоналізовані повідомлення
- Проводити розсилки для програм та подій
- Сегментувати аудиторію для таргетованих повідомлень
- Централізовано контролювати всі комунікації
Впровадження автоматизації комунікацій підвищило залученість учасників та забезпечило прозорість усіх контактів і повідомлень.
Фінансові процеси
Окремим напрямом стала інтеграція фінансових процесів із загальним управлінням програмами й подіями.
ERP-система Odoo забезпечила:
- автоматичне формування та відправку запитів на внески учасникам та партнерам;
- облік та контроль внесків у єдиному середовищі;
- кращу пов’язаність між фінансами, подіями та роботою з учасниками.
У результаті організація отримала більш прозорі фінансові процеси, скоротила час на обробку платежів і посилила зв’язок між операційною та фінансовою частиною роботи.
Читайте також Масштабування виробництва з Odoo та комплексним обліком у єдиній системі. Кейс Brave technics
Результат впровадження — що змінилося після запуску системи?
Odoo для Аспен Інституту Київ — це єдина цифрова екосистема для управління програмами та комунікацією з аудиторією.
Ключові результати роботи:
- Централізоване управління подіями та програмами;
- Персоналізований досвід учасників через особистий кабінет;
- Гнучка робота з усіма типами форм та збору заявок;
- Створення єдиної контактної бази для учасників, партнерів та донорів;
- Автоматизована комунікація зі спільнотою;
- Прозорість операційних та фінансових процесів — ERP стала основою для розвитку цифрових сервісів організації, підтримки програмної діяльності та прийняття рішень на основі даних. Команда отримала інструмент для управління ключовими процесами в єдиному цифровому середовищі.